Thủ tục trước khi rời Nhật: 在留カード, 転出届, 脱退一時金 và thuế

Khi quyết định rời Nhật (về nước hoặc chuyển sang nước khác, không quay lại), bạn cần xử lý 在留カード, đăng ký cư trú, bảo hiểm sức khỏe・lương hưu, thuế và 脱退一時金 trước và sau khi xuất cảnh. Nếu sau này còn có thể quay lại Nhật, bạn cũng phải cân nhắc kỹ trước khi đi xem có giữ 在留資格 hay không. Bài này sắp xếp những việc cần làm khi rời Nhật theo từng thủ tục, để người nước ngoài ở Nhật chuẩn bị về nước hoặc ra nước ngoài sinh sống tự kiểm tra. Thủ tục khác nhau theo từng 市区町村; những chỗ lấy 新宿区 làm ví dụ, hãy theo hướng dẫn của nơi bạn sống.

Điểm chính

• 在留資格: xuất cảnh mà không có 再入国許可 (kể cả みなし再入国許可) thì 在留資格 và thời hạn lưu trú chấm dứt; 永住者 cũng vậy. Nếu có thể quay lại, hãy quyết định trước khi đi nên dùng みなし再入国許可 hay 再入国許可.
• 在留カード: khi xuất cảnh không có 再入国許可, trả 在留カード tại cảng xuất nhập cảnh.
• 転出届: dù chuyển ra nước ngoài cũng phải nộp 転出届 cho 市区町村; đây cũng là điều kiện tiên quyết để sau này yêu cầu 脱退一時金.
• Bảo hiểm・lương hưu: rút khỏi 国民健康保険 trong vòng 14 ngày; 国民年金 第1号被保険者 mất tư cách khi cư trú ở nước ngoài.
• 脱退一時金: yêu cầu trong vòng 2 năm kể từ ngày không còn địa chỉ ở Nhật.
• Thuế: 住民税 và thuế thu nhập phải nộp đủ・khai báo trước khi xuất cảnh, hoặc chỉ định 納税管理人.

Lịch trình

Thời điểm	Thủ tục	Nơi nộp	Thời hạn・ghi chú
Trước khi xuất cảnh	Quyết định có giữ 在留資格 hay không (再入国許可)	Cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực	Quay lại trong vòng 1 năm có thể dùng みなし; quá 1 năm phải xin trước
Trước khi xuất cảnh	住民税: 納税管理人, hoặc nộp trước・nộp đủ	市区町村	Ví dụ 新宿区
Trước ngày xuất cảnh	Thuế thu nhập: 準確定申告 hoặc nộp thông báo 納税管理人	税務署 phụ trách (có thể dùng e-Tax)	Người cần 確定申告
Từ 14 ngày trước khi xuất cảnh	転出届 (chuyển ra nước ngoài)	市区町村	Ví dụ 新宿区: từ 14 ngày trước khi chuyển đi, hoặc trong vòng 14 ngày sau khi chuyển đi
Trong vòng 14 ngày trước hoặc sau khi xuất cảnh	Rút khỏi 国民健康保険	市区町村	Trả 資格確認書 v.v.
Khi nộp 転出届	Xác nhận cách xử lý マイナンバーカード	市区町村	Tiếp tục dùng ở nước ngoài chỉ dành cho người quốc tịch Nhật
Khi xuất cảnh	Trả 在留カード	Cảng xuất nhập cảnh	Khi xuất cảnh không có 再入国許可
Trong vòng 2 năm kể từ ngày không còn địa chỉ	Yêu cầu 脱退一時金	日本年金機構 (gửi thư・nộp điện tử)	Thời gian tham gia từ 6 tháng trở lên v.v.

在留資格 và 在留カード

• Người nước ngoài ở Nhật xuất cảnh mà không có 再入国許可 (kể cả みなし再入国許可) thì 在留資格 và thời hạn lưu trú đang có chấm dứt; muốn đến Nhật lại phải xin lại visa và qua xét duyệt nhập cảnh. Người đã chắc chắn rời hẳn Nhật thì không cần thủ tục tái nhập cảnh.
• Nếu có thể quay lại: quay lại trong vòng 1 năm thì khi xuất cảnh hãy đánh dấu vào thẻ ED tái nhập cảnh và nói với nhân viên thẩm tra rằng mình áp dụng みなし再入国許可; quá 1 năm phải xin 再入国許可 trước. Xem chi tiết trong hướng dẫn 「みなし再入国許可 và 再入国許可」.
• 永住者 cũng áp dụng như vậy: xuất cảnh mà không có 再入国許可 thì 在留資格 「永住者」 chấm dứt, sau này muốn về Nhật phải xin visa lại như người nhập cảnh mới. みなし再入国許可 lấy ngày hết hạn 在留カード làm giới hạn khi ngày đó đến sớm hơn 1 năm, và không thể gia hạn ở nước ngoài; 再入国許可 có hiệu lực tối đa 5 năm, lệ phí 4.000 yên cho một lần, 7.000 yên cho nhiều lần; nếu không tái nhập cảnh trong thời hạn hiệu lực thì cũng mất tư cách.
• Người lưu trú trung và dài hạn khi xuất cảnh (trừ người xuất cảnh bằng 再入国許可) thì 在留カード mất hiệu lực, phải trả ngay tại cảng xuất nhập cảnh. Người xuất cảnh bằng 再入国許可 nhưng không tái nhập cảnh trong thời hạn hiệu lực thì 在留カード cũng mất hiệu lực, phải trả trong vòng 14 ngày kể từ ngày mất hiệu lực (có thể gửi thư đến 東京出入国在留管理局おだいば分室). Không trả trong thời hạn có thể bị phạt tiền.

転出届 và マイナンバーカード

• Dù chuyển ra nước ngoài cũng phải nộp 転出届 cho 市区町村 nơi có địa chỉ. Ví dụ 新宿区: có thể nộp từ 14 ngày trước khi chuyển đi (hoặc trong vòng 14 ngày sau khi chuyển đi), do bản thân hoặc người cùng hộ nộp; người đại diện cần giấy ủy quyền, cư dân nước ngoài mang 在留カード làm giấy tờ xác nhận danh tính (khác nhau theo từng 市区町村).
• Nộp 転出届 cũng là điều kiện tiên quyết để sau này yêu cầu 脱退一時金.
• Từ ngày 27 tháng 5 năm 2024, người quốc tịch Nhật làm thủ tục trước khi chuyển ra nước ngoài có thể tiếp tục dùng マイナンバーカード ở nước ngoài; thủ tục này dành cho người quốc tịch Nhật. Với người quốc tịch nước ngoài, việc xử lý thẻ khi chuyển ra nước ngoài được mỗi 市区町村 giải thích khác nhau, hãy xác nhận tại quầy khi nộp 転出届.

Bảo hiểm sức khỏe và lương hưu

• 国民健康保険: không còn địa chỉ ở Nhật thì không còn là người được bảo hiểm, phải nộp thủ tục rút trong vòng 14 ngày cho 市区町村. Ví dụ 新宿区: khi xuất cảnh phải làm thủ tục rút và trả 資格確認書; nếu không làm mà vẫn dùng 国保 của quận để khám bệnh thì sau đó phải hoàn trả chi phí y tế.
• 国民年金: 第1号被保険者 cư trú ở nước ngoài thì mất tư cách, không còn thuộc diện bắt buộc tham gia; tham gia tự nguyện của người cư trú ở nước ngoài chỉ giới hạn cho người quốc tịch Nhật.

脱退一時金 (trong vòng 2 năm)

• Người không có quốc tịch Nhật sau khi mất tư cách 国民年金・厚生年金 và rời Nhật có thể yêu cầu 脱退一時金.
• Điều kiện chính: thời gian đóng phí 国民年金 v.v. hoặc thời gian tham gia 厚生年金 từ 6 tháng trở lên (hai loại không cộng gộp), chưa đủ thời gian đủ điều kiện nhận 老齢年金 (10 năm), không có địa chỉ ở Nhật, và yêu cầu trong vòng 2 năm kể từ ngày không còn địa chỉ ở Nhật; số tháng được tính tối đa 60 tháng.
• Nếu khi 日本年金機構 tiếp nhận mà địa chỉ vẫn ở Nhật thì không thể yêu cầu, phải nộp 転出届 trước; nếu gửi trước khi xuất cảnh thì phải đến nơi vào hoặc sau ngày chuyển đi (dự kiến).
• Sau khi nhận, toàn bộ thời gian tham gia trước đó không còn được tính là thời gian tham gia lương hưu; với các nước có hiệp định an sinh xã hội với Nhật, có thể cộng gộp thời gian, hãy cân nhắc kỹ.
• Hồ sơ yêu cầu nộp cho 日本年金機構 bằng thư hoặc nộp điện tử (thời gian thuộc 共済組合 có quy định riêng).
• Thuế thu nhập: khi chi trả 脱退一時金 của 厚生年金, 20,42% thuế thu nhập bị khấu trừ tại nguồn (源泉徴収); 脱退一時金 của 国民年金 không bị khấu trừ thuế.
• Trước khi về nước, nộp 「所得税・消費税の納税管理人の届出書」 cho 税務署 quản lý địa chỉ cuối cùng tại Nhật (nếu chưa nộp trước khi xuất cảnh thì nộp kèm khi khai báo), sau đó nộp 「退職所得の選択課税による還付のための申告書」 cho 税務署 đó, số thuế đã khấu trừ có thể được hoàn lại (日本年金機構 ghi là "có thể"). Bản gốc 脱退一時金支給決定通知書 phải gửi cho 納税管理人.

Thuế: 住民税 và thuế thu nhập

• 住民税: đánh vào người có địa chỉ ở 市区町村 vào ngày 1 tháng 1; xuất cảnh giữa năm vẫn phải nộp số thuế của năm đó. Ví dụ 新宿区: xuất cảnh trước 納税通知 đầu tháng 6 thì phải chỉ định 納税管理人 hoặc nộp trước (予納); xuất cảnh sau khi nhận 納税通知 thì phải chỉ định 納税管理人 hoặc nộp đủ toàn bộ. Khi chỉ định 納税管理人, phải nộp tờ khai có chữ ký của cả bản thân và 納税管理人 (thủ tục khác nhau theo từng 市区町村).
• Thuế thu nhập: theo luật thuế, 「xuất cảnh」 là không nộp thông báo 納税管理人 mà không còn địa chỉ và nơi cư trú ở Nhật. Người cần 確定申告 khi 「xuất cảnh」 phải hoàn thành 確定申告 trước khi xuất cảnh (準確定申告). Nếu sau khi xuất cảnh vẫn phải khai báo, nhận giấy tờ thuế hoặc nhận tiền hoàn thuế, phải chỉ định 納税管理人 và nộp 「所得税・消費税の納税管理人の選任・解任届出書」 cho 税務署 phụ trách trước ngày xuất cảnh (có thể dùng e-Tax).
• Người nghỉ việc giữa năm mà chưa qua 年末調整 có thể đã nộp thừa thuế thu nhập, có thể được hoàn lại bằng 還付申告.

Hiểu lầm thường gặp

• 「Cứ xuất cảnh trước, về nước rồi mới quyết định có quay lại Nhật hay không」: xuất cảnh không có 再入国許可 thì 在留資格 chấm dứt ngay lúc đó; nếu có thể quay lại thì phải quyết định trước khi đi.
• 「永住者 sẽ không mất tư cách」: 永住者 xuất cảnh không có 再入国許可 cũng mất tư cách.
• 「Trước khi xuất cảnh đã có thể xin 脱退一時金」: nếu khi 日本年金機構 tiếp nhận mà địa chỉ vẫn ở Nhật thì không thể yêu cầu, phải nộp 転出届 trước, và hồ sơ phải đến nơi vào hoặc sau ngày chuyển đi (dự kiến).
• 「Xuất cảnh giữa năm thì không phải nộp 住民税 của năm đó」: người có địa chỉ vào ngày 1 tháng 1 phải nộp số thuế của năm đó.