証明書 (giấy chứng nhận) khi gia hạn・xin vĩnh trú: 課税・納税証明書, 住民票, hồ sơ lương hưu

Khi làm 在留期間更新 (gia hạn thời hạn lưu trú) hoặc 永住許可申請 (đơn xin phép vĩnh trú), hơn một nửa số hồ sơ mà 入管 (cơ quan quản lý xuất nhập cảnh) yêu cầu là các “giấy chứng nhận”: 住民税の課税・納税証明書 (giấy chứng nhận tính thuế・nộp thuế cư trú), 納税証明書（その３）của thuế quốc gia, 住民票の写し (bản sao phiếu cư trú), hồ sơ đóng lương hưu và bảo hiểm y tế, cùng 源泉徴収票 và 在職証明書 do công ty cấp. Bài viết này dựa trên các trang chính thức của 出入国在留管理庁, 国税庁, 日本年金機構, 総務省, 厚生労働省 và các 市区町村 (cơ quan hành chính thành phố・quận・thị trấn・làng), tổng hợp từng loại giấy chứng nhận xin ở đâu, có thể xin bằng những cách nào, lệ phí khoảng bao nhiêu, và khi nào có thể xin được năm tài khóa mới nhất. Lệ phí và cách tiếp nhận của mỗi 市区町村 khác nhau; trong bài lấy 新宿区 và 大阪市 làm ví dụ, vì vậy hãy luôn lấy trang của 市区町村 nơi bạn cư trú làm chuẩn.

Điểm chính

• 住民税の課税（非課税）証明書 và 納税証明書 do 市区町村 nơi bạn cư trú vào ngày 1/1 của năm đó cấp; người vừa chuyển nhà phải xin ở 市区町村 trước khi chuyển (nơi bạn ở vào ngày 1/1).
• Giấy chứng nhận của 市区町村 có thể xin tại quầy hoặc qua đường bưu điện; ở những địa phương có コンビニ交付 (cấp giấy tại cửa hàng tiện lợi), còn có thể dùng マイナンバーカード để lấy tại cửa hàng tiện lợi, lệ phí thường thấp hơn tại quầy (ví dụ 新宿区 tại quầy là 300 yên, tại cửa hàng tiện lợi là 200 yên; tùy từng 市区町村).
• Giấy chứng nhận 住民税 của năm tài khóa mới thường phải đến tháng 5～6 mới xin được: ví dụ phần 令和8年度 của 新宿区, người đóng thuế khấu trừ từ lương (特別徴収) từ ngày 15/5, những người khác từ ngày 10/6, còn tại cửa hàng tiện lợi thống nhất từ ngày 10/6.
• 納税証明書（その３）của thuế quốc gia nộp đơn tại 税務署 (cục thuế) có thẩm quyền theo nơi cư trú: yêu cầu bằng văn bản 400 yên/tờ, yêu cầu trực tuyến qua e-Tax 370 yên/tờ.
• Đơn xin vĩnh trú cần giấy chứng nhận đóng lương hưu và bảo hiểm y tế của 2 năm gần nhất; về lương hưu có thể dùng 「被保険者記録照会回答票」 do 年金事務所 cấp, màn hình in của ねんきんネット 「各月の年金記録」 v.v.
• Giấy chứng nhận cấp tại Nhật khi nộp cho 入管 phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp; 住民票 phải lược bỏ マイナンバー, các mục khác không được lược bỏ.

住民税の課税（非課税）証明書・納税証明書

Là gì: Theo giải thích của 新宿区, 課税（非課税）証明書 chứng nhận số thu nhập và số thuế v.v. theo từng năm tài khóa, nội dung ghi là thu nhập của năm trước; 納税証明書 ghi tình trạng nộp thuế của năm tài khóa bị tính thuế, năm không bị tính thuế (非課税) thì không cấp. 総務省 giải thích rằng 住民税 cá nhân được tính cho “người có địa chỉ tại thành phố・thị trấn・làng đó vào thời điểm ngày 1/1 của năm”, và phần tính theo thu nhập (所得割) được tính dựa trên thu nhập từ ngày 1/1 đến 31/12 của năm trước.

Trang 「技術・人文知識・国際業務」 của 入管 liệt kê trong hồ sơ gia hạn mỗi loại 1 bản 「住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書（１年間の総所得及び納税状況が記載されたもの）」, và ghi chú rằng do 市区町村 nơi cư trú vào ngày 1/1 cấp; nếu một giấy chứng nhận ghi cả tổng thu nhập lẫn tình trạng nộp thuế thì chỉ cần nộp một bản. Đơn xin vĩnh trú (thuộc nhóm tư cách lao động v.v.) cần 課税・納税証明書 của 5 năm gần nhất.

Xin ở đâu: Quầy thuế của 市区町村 (区役所・市役所・役場) nơi bạn đăng ký cư trú vào ngày 1/1 của năm đó. Người mới nhập cảnh hoặc người không thể xin giấy chứng nhận tại nơi hiện tại do chuyển nhà, trang của 入管 khuyên nên trao đổi với 地方出入国在留管理官署 (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương) gần nhất.

Cách xin (lấy 新宿区 làm ví dụ):

• Tại quầy: Tại tòa nhà chính của 区役所 hoặc 特別出張所 (văn phòng chi nhánh); mang theo đơn (có thể điền tại quầy), giấy tờ xác nhận danh tính (マイナンバーカード, 在留カード v.v.), lệ phí; người đại diện cần 委任状 (giấy ủy quyền), người nhà đi xin hộ cũng cần.
• Qua bưu điện: Gửi đơn (hoặc thư ghi rõ các nội dung cần thiết), bản sao giấy tờ xác nhận danh tính, 定額小為替 (hối phiếu bưu điện mệnh giá cố định; mua ở bưu điện, không viết gì lên đó), phong bì trả lời đã dán tem; thiếu phong bì trả lời hoặc 定額小為替 thì không cấp. Nếu hồ sơ đầy đủ, về nguyên tắc sẽ gửi đi trong ngày nhận được hoặc ngày làm việc tiếp theo.
• Nộp đơn điện tử: 新宿区 cũng có nộp đơn trực tuyến, lệ phí cộng thêm cước bưu điện thực tế.
• Cửa hàng tiện lợi: Với マイナンバーカード có 利用者証明用電子証明書 (hoặc điện thoại tích hợp スマホ用電子証明書), có thể lấy giấy chứng nhận tính thuế của năm tài khóa hiện tại và 3 năm tài khóa trước đó; người không đăng ký ở 新宿区 vào ngày 1/1 của năm đó, người đã chuyển đi v.v. không dùng được.

Lệ phí: Mỗi 市区町村 khác nhau. Ví dụ 新宿区 tại quầy・qua bưu điện là 300 yên/bản, tại cửa hàng tiện lợi là 200 yên/bản; 大阪市 giấy chứng nhận tính thuế (thu nhập) tại quầy là 300 yên/năm tài khóa, tại cửa hàng tiện lợi 200 yên/năm tài khóa, còn giấy chứng nhận nộp thuế tại cửa hàng tiện lợi là 200 yên/năm tài khóa cho mỗi loại thuế.

Khi nào xin được năm tài khóa mới: Giấy chứng nhận năm tài khóa mới chỉ được cấp sau khi số thuế của năm mới được xác định và thông báo, thường vào tháng 5～6. Phần 令和8年度 của 新宿区: người chỉ có 特別徴収 (khấu trừ từ lương) từ ngày 15/5/2026, những người khác (普通徴収 v.v.) từ ngày 10/6/2026, còn tại cửa hàng tiện lợi thống nhất từ ngày 10/6. Ngày ở các địa phương khác khác nhau, hãy xem thông báo của 市区町村 nơi bạn cư trú. Tính đến ngày 25/10/2026, trang của 新宿区 vẫn là phần giải thích cho 令和8年度, và ngày bắt đầu cấp phần 令和9年度 chưa được công bố.

Lưu ý:

• Cả 新宿区 và 大阪市 đều nhắc rằng người chưa khai báo (未申告) có thể không xin được giấy chứng nhận, cần hoàn tất khai báo 住民税 trước.
• Ngay sau khi vừa nộp thuế, quận cần thời gian để xác nhận khoản đã nộp; khi cần gấp 納税証明書, nếu nộp đơn tại quầy hãy mang theo 領収証書 (biên lai), nếu nộp qua bưu điện hãy kèm bản sao biên lai. Giấy chứng nhận nộp thuế cấp tại cửa hàng tiện lợi có thể chưa phản ánh khoản nộp mới nhất.

国税の納税証明書（その３）

Là gì: 納税証明書 của 国税庁 chia thành các loại sau:

Loại	Nội dung chứng nhận
その１	Số thuế phải nộp, số thuế đã nộp và số thuế chưa nộp v.v.
その２	Số thu nhập của 「申告所得税及復興特別所得税」 hoặc 「法人税」
その３	Không có số thuế chưa nộp
その３の２	Không có 「申告所得税及復興特別所得税」 và 「消費税及地方消費税」 chưa nộp (dùng cho cá nhân)
その３の３	Không có 「法人税」 và 「消費税及地方消費税」 chưa nộp (dùng cho pháp nhân)
その４	Không bị 滞納処分 (xử lý truy thu thuế chậm nộp) trong khoảng thời gian chỉ định

Đơn xin vĩnh trú (nhóm tư cách lao động và 「家族滞在」) yêu cầu nộp 「納税証明書（その３）」 bao gồm 5 loại thuế 「源泉所得税及び復興特別所得税、申告所得税及び復興特別所得税、消費税及び地方消費税、相続税、贈与税」, không cần chỉ định khoảng thời gian. Hướng dẫn ghi của 国税庁 cũng nêu rõ その３ không thể chỉ định năm.

Xin ở đâu: 税務署 có thẩm quyền theo địa chỉ hiện tại (nơi nộp thuế).

Cách xin:

• Tại quầy: Mang theo 納税証明書交付請求書 (đơn yêu cầu cấp giấy chứng nhận nộp thuế), lệ phí (収入印紙 hoặc tiền mặt), マイナンバーカード (nếu không có thì mang giấy tờ xác nhận danh tính và giấy tờ xác nhận số cá nhân); người đại diện (kể cả người nhà) cần 委任状 của bản thân. Giờ tiếp nhận của 税務署 là 9:00～15:00 (thống nhất toàn quốc từ ngày 1/10 令和8年), nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ và từ 29/12 đến 3/1.
• Qua bưu điện: Ghi 「納税証明請求在中」 ở mặt trước phong bì, kèm trong đó đơn yêu cầu, 収入印紙 với số tiền tương ứng, phong bì trả lời dán tem, bản sao giấy tờ xác nhận số cá nhân và giấy tờ xác nhận danh tính, gửi đến 税務署 có thẩm quyền.
• Trực tuyến (e-Tax): Dùng điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính, yêu cầu qua e-Taxソフト (WEB版), có ba cách nhận: tải về giấy chứng nhận nộp thuế điện tử (PDF hoặc XML, cần chứng thư điện tử v.v.); yêu cầu trực tuyến rồi đến nhận tại quầy 税務署 (không cần chứng thư điện tử); yêu cầu trực tuyến rồi nhận giấy chứng nhận bản giấy qua bưu điện (cần chứng thư điện tử v.v.).

Lệ phí: その３ và その４ được tính theo “số tờ × đơn giá”, yêu cầu trực tuyến 370 yên/tờ, yêu cầu bằng văn bản (tại quầy・qua bưu điện) 400 yên/tờ. その３ gồm nhiều loại thuế về nguyên tắc được gộp cấp thành 1 tờ; khi cần cấp tách riêng theo từng loại thuế, phải ghi rõ “mỗi loại ○ tờ”. Tệp điện tử được tính 1 tờ cho mỗi tệp. Khi dán 収入印紙 không được đóng dấu hủy, nếu đóng dấu thì không có hiệu lực.

Lưu ý:

• Ngay sau khi vừa khai thuế hoặc vừa nộp thuế, có thể trong ngày chưa cấp được; trường hợp nộp tại cửa hàng tiện lợi (納付委託), khoảng 3 tuần sau mới cấp được giấy chứng nhận đã nộp. Nếu vừa nộp gần đây, khi nộp đơn hãy mang theo 領収証書 (người nộp bằng điện tử không cần).
• Giấy chứng nhận nộp thuế điện tử có thể dùng nhiều lần trong thời hạn, cũng có thể in tại nhà hoặc tại cửa hàng tiện lợi, nhưng 国税庁 nhắc cần xác nhận trước với nơi tiếp nhận về cách nộp. Trang của 出入国在留管理庁 đã tra cứu không ghi rõ có chấp nhận giấy chứng nhận nộp thuế điện tử (PDF・XML) hay không, nên trước khi dùng cho hồ sơ lưu trú hãy xác nhận với 入管 có thẩm quyền; ngoài ra, tệp đính kèm trên 在留申請オンラインシステム chỉ chấp nhận PDF, tệp có cài đặt bảo mật như đặt mật khẩu hoặc cấm in・sao chép sẽ bị coi là tệp lỗi.

住民票の写し

Mục đích sử dụng: Đơn xin vĩnh trú yêu cầu nộp 1 bản 「申請人を含む家族全員（世帯）の住民票」, và yêu cầu “lược bỏ マイナンバー, các mục khác không lược bỏ”.

Xin ở đâu: 市区町村 nơi cư trú hiện tại (quầy hộ tịch・cư trú).

Cách xin (lấy 新宿区 làm ví dụ): Có thể xin tại quầy, qua bưu điện, tại cửa hàng tiện lợi, nộp đơn điện tử v.v. Tại quầy mang theo giấy tờ xác nhận danh tính như マイナンバーカード, 在留カード, hộ chiếu; khi gửi qua bưu điện kèm bản sao mặt có ghi họ tên và địa chỉ hiện tại.

Các mục ghi cần chỉ định riêng: Trang của 新宿区 ghi rõ 住民票 của cư dân nước ngoài mặc định lược bỏ các mục sau: 続柄 (quan hệ với chủ hộ và họ tên chủ hộ), quốc tịch・khu vực, phân loại 中長期在留者・特別永住者 v.v., tư cách lưu trú・thời hạn・ngày hết hạn, số 在留カード・特別永住者証明書, 住民票コード, マイナンバー. Mục nào cần ghi thì hãy chỉ định khi yêu cầu. Khi dùng cho đơn xin vĩnh trú, hãy chọn “世帯全員” (toàn bộ thành viên hộ), chỉ định ghi 続柄, quốc tịch・khu vực, tư cách lưu trú v.v., chỉ lược bỏ マイナンバー (còn 住民票コード có cần hay không, hãy xác nhận với 入管).

Cấp tại cửa hàng tiện lợi: J-LIS (地方公共団体情報システム機構) giải thích rằng コンビニ交付 là dịch vụ dùng マイナンバーカード hoặc điện thoại tích hợp スマホ用電子証明書 để lấy 住民票の写し, 印鑑登録証明書, các loại giấy chứng nhận thuế v.v. tại máy photocopy đa chức năng của cửa hàng tiện lợi trên toàn quốc, về nguyên tắc dùng được hằng ngày từ 6:30 đến 23:00, nhưng loại giấy chứng nhận lấy được tùy từng 市区町村. Thiết bị của 新宿区 cho phép chọn “本人のみ / 世帯全員 / 世帯の一部”, có ghi 本籍・マイナンバー hay không, và các mục ghi cho cư dân nước ngoài; tuy nhiên trong các lựa chọn liệt kê trên trang không thấy mục 「続柄」. Nếu không chắc có thể chọn đủ các mục cần thiết tại cửa hàng tiện lợi, nên nộp đơn tại quầy.

Lệ phí: Mỗi 市区町村 khác nhau, ví dụ 新宿区 tại quầy 300 yên/bản, tại cửa hàng tiện lợi 200 yên/bản.

公的年金の保険料の納付状況

Đơn xin vĩnh trú cần chứng minh tình hình đóng lương hưu công của 2 năm gần nhất. Các cách mà trang của 入管 liệt kê như sau:

1. Hồ sơ do 年金事務所 cấp (ưu tiên): 「被保険者記録照会回答票」, 「被保険者記録照会（納付Ⅰ）」, 「被保険者記録照会（納付Ⅱ）」. 日本年金機構 giải thích 被保険者記録照会回答票 là giấy do 年金事務所 v.v. cấp tại quầy khi có người hỏi về hồ sơ lương hưu. Khi đến quầy cần mang giấy tờ xác nhận danh tính (bằng lái xe, マイナンバーカード v.v.) và giấy tờ xác nhận được 基礎年金番号 (như 基礎年金番号通知書, 年金手帳); khi tư vấn bằng マイナンバー thì mang マイナンバーカード v.v. xác nhận được số cá nhân. 「予約相談」 (tư vấn theo hẹn) của 日本年金機構 cho phép đặt hẹn 「年金記録の確認」 (đặt qua 予約受付専用電話, tiếp nhận vào các ngày làm việc từ 9:00 đến 16:00; đặt trực tuyến chỉ dành cho tư vấn liên quan đến việc yêu cầu lương hưu). Chỉ cần 在留カード hoặc マイナンバーカード một loại là dùng được làm giấy tờ xác nhận danh tính; từ ngày 2/12 令和7年, 健康保険証 v.v. không còn dùng được làm giấy tờ xác nhận danh tính. Người nộp đơn 特定技能 còn có thể gửi qua bưu điện cho 日本年金機構 特定技能担当係 bằng 【特定技能・本人用】年金加入記録・国民年金保険料納付記録交付申請書 (被保険者記録照会（納付Ⅱ） được cấp đã bao gồm 回答票); về nguyên tắc được gửi đến địa chỉ của bản thân, khoảng 4 ngày làm việc sau khi tiếp nhận (nếu nộp tại 年金事務所 thì mất lâu hơn).
2. Màn hình in ねんきんネット 「各月の年金記録」: Nếu trong 2 năm gần nhất có thời gian 国民年金, còn phải in 「国民年金の年金記録（各月の納付状況）」. Trên ねんきんネット có thể xem tình hình tham gia lương hưu công theo từng tháng và tình hình đóng phí bảo hiểm 国民年金, cũng có thể xem tại nhà bản điện tử của 「被保険者記録照会回答票」 (PDF). Có hai cách đăng ký: liên kết với マイナポータル (cần マイナンバーカード và địa chỉ email), hoặc lấy ユーザID (cần 基礎年金番号 và địa chỉ email; người có khóa truy cập của ねんきん定期便 có thể lấy ngay). Trang của 入管 nhắc rằng ねんきんネット chỉ có tiếng Nhật, và gửi ユーザID qua bưu điện mất khoảng 5 ngày làm việc.
3. ねんきん定期便 (bản thư kín ghi toàn bộ thời gian): Bản bưu thiếp gửi hằng năm không xác nhận được toàn bộ thời gian nên không dùng được; bản toàn bộ thời gian có thể yêu cầu riêng, mất khoảng 2 tháng.
4. Bản sao 国民年金保険料領収証書: Nếu trong 2 năm gần nhất có thời gian 国民年金, cần nộp bản sao toàn bộ biên lai của thời gian đó; nếu cả 24 tháng đều là 国民年金 thì chỉ cần nộp biên lai; nếu một phần thời gian là 国民年金 thì biên lai cộng với cách 2 hoặc 3; nếu toàn bộ thuộc 厚生年金 hoặc chế độ khác thì nộp cách 2 hoặc 3. Nếu biên lai không đầy đủ, cần kèm 理由書 (bản giải trình lý do) và cách 2 hoặc 3.

Lệ phí: Các trang của 日本年金機構 đã tra cứu (tư vấn tại quầy, tư vấn theo hẹn, cấp hồ sơ cho 特定技能) đều không ghi rõ lệ phí, cũng không nói quầy có thể cấp 回答票 ngay trong ngày hay không.

Lưu ý: Khi nộp hồ sơ có 基礎年金番号, phải bôi đen sao cho không thể khôi phục số.

公的医療保険の保険料の納付状況

国民健康保険: Trong đơn xin vĩnh trú, nếu trong 2 năm gần nhất có thời gian 国民健康保険, cần nộp 「国民健康保険料（税）納付証明書」 và bản sao biên lai (nếu không nộp được thì kèm 理由書). Giấy chứng nhận nộp phí xin tại quầy 国保 của 市区町村 nơi cư trú; theo giải thích của 新宿区, giấy này chứng nhận số phí bảo hiểm của cả năm bị tính và số đã nộp, lệ phí 300 yên/bản, mang theo giấy tờ xác nhận danh tính, người không phải bản thân và không cùng hộ đi xin hộ cần 委任状 và giấy tờ xác nhận danh tính của người đại diện. Sau khi nộp tại tổ chức tài chính hoặc cửa hàng tiện lợi, quận có thể cần 2～3 tuần để xác nhận khoản đã nộp, khi cần gấp hãy mang theo biên lai. Trang của 新宿区 chỉ ghi việc nộp đơn tại quầy (trụ sở chính và các 特別出張所), không đề cập việc nhận qua bưu điện hoặc tại cửa hàng tiện lợi. Việc có nhận qua bưu điện được hay không tùy từng địa phương, ví dụ 世田谷区 nhận đơn tại quầy và qua bưu điện (gửi kèm đơn xin, 定額小為替 300 yên, bản sao giấy tờ xác nhận danh tính và phong bì hồi đáp dán tem 110 yên; khoảng 1 tuần sẽ được gửi đến địa chỉ 住民登録 của 世帯主). Các giấy chứng nhận có thể lấy tại cửa hàng tiện lợi do J-LIS liệt kê là 住民票の写し, 印鑑登録証明書, các loại giấy chứng nhận thuế, giấy chứng nhận 戸籍 v.v., không liệt kê riêng giấy chứng nhận 国民健康保険料; còn việc địa phương thu 「国民健康保険税」 có cấp được tại cửa hàng tiện lợi hay không, hãy xác nhận với 市区町村 nơi bạn cư trú.

Bảo hiểm y tế của công ty: Trang vĩnh trú của 入管 giải thích rằng từ ngày 2/12/2024 thẻ bảo hiểm y tế được tích hợp với マイナンバーカード (マイナ保険証), thẻ bảo hiểm y tế hiện hành không còn được cấp. Trường hợp thẻ đã hết hạn, hoặc do đổi việc, chuyển nhà v.v. mà đơn vị bảo hiểm thay đổi:

• Người có マイナ保険証: nộp bản sao (trong vòng 3 tháng) màn hình thông tin bảo hiểm y tế trên マイナポータル xác nhận được 「資格取得年月日」;
• Người chưa có: nộp bản sao 「資格確認証」 (thuật ngữ nguyên văn trên trang của 入管);
• Nếu đều không nộp được thì kèm 理由書.

厚生労働省 giải thích rằng thời hạn hiệu lực của thẻ bảo hiểm y tế truyền thống đã kết thúc vào ngày 1/12/2025, việc xử lý tạm thời đối với thẻ hết hạn cũng kết thúc vào ngày 31/7/2026; 資格確認書 trong thời gian hiện tại được cấp miễn phí cho tất cả những người chưa có マイナ保険証, không cần đăng ký.

Khi xuất trình lúc gia hạn: 「在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン」 của 入管 ghi rõ khi nộp đơn sẽ được yêu cầu xuất trình tại quầy màn hình 「資格情報」 của マイナポータル, 「資格情報のお知らせ」 hoặc 「資格確認書」, nhưng sẽ không vì chỉ không xuất trình được thẻ bảo hiểm y tế v.v. mà không cho phép.

Lưu ý: Khi nộp hồ sơ có 保険者番号, 被保険者等記号・番号, phải bôi đen sao cho không thể khôi phục.

源泉徴収票・在職証明書 (do công ty cấp)

給与所得の源泉徴収票: 国税庁 giải thích rằng người sử dụng lao động phải giao cho tất cả những người nhận lương trước ngày 31/1 năm sau (người nghỉ việc giữa năm thì trong vòng 1 tháng kể từ ngày nghỉ việc); với sự đồng ý trước của bản thân v.v. có thể cung cấp bằng phương thức điện tử, còn nếu bản thân yêu cầu bản giấy thì phải cung cấp bản giấy. Nếu quá hạn giao mà vẫn không nhận được, có thể nộp 「源泉徴収票不交付の届出書」 (thông báo không được giao phiếu khấu trừ tại nguồn; dùng e-Tax hoặc bản giấy) cho 税務署 có thẩm quyền theo nơi nộp thuế của mình, kèm bản sao bảng chi tiết lương, hồ sơ đã yêu cầu công ty v.v.

在職証明書: Do nơi làm việc cấp. Trong đơn xin vĩnh trú, mục 「会社等に勤務している場合」 ghi “在職証明書 １通” (1 bản). Trang 就労資格Q&A của 出入国在留管理庁 (tháng 7 năm 令和8) giải thích rằng 在職証明書 không có mẫu cố định và khuyến nghị ghi: ① họ tên, quốc tịch, ngày sinh, giới tính của người nộp đơn; ② bộ phận trực thuộc; ③ ngày vào công ty; ④ chức vụ và mức lương; ⑤ nội dung công việc; và ở cuối ghi tên công ty chứng nhận, địa chỉ, chức danh và họ tên của người chứng nhận. Giống các giấy chứng nhận khác, phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp.

Thời điểm yêu cầu: Cả hai loại này đều phải qua bộ phận nhân sự hoặc hành chính tổng hợp của công ty, việc xử lý cần thời gian, nên liên hệ trước.

Bảng tổng hợp

Giấy chứng nhận	Nơi cấp	Cách nộp đơn	Lệ phí (ví dụ)	Cửa hàng tiện lợi
住民税の課税（非課税）証明書	市区町村 nơi cư trú vào ngày 1/1	Tại quầy・qua bưu điện・cửa hàng tiện lợi・trực tuyến ở một số địa phương	新宿区 tại quầy 300 yên/cửa hàng tiện lợi 200 yên (tùy nơi)	Tùy địa phương
住民税の納税証明書	市区町村 nơi cư trú vào ngày 1/1	Tại quầy・qua bưu điện・cửa hàng tiện lợi・trực tuyến ở một số địa phương	新宿区 tại quầy 300 yên; 大阪市 tại cửa hàng tiện lợi 200 yên/năm tài khóa/loại thuế	Tùy địa phương
納税証明書（その３）	税務署 có thẩm quyền theo nơi cư trú	Tại quầy・qua bưu điện・e-Tax	Bản giấy 400 yên/tờ, trực tuyến 370 yên/tờ	Không (PDF điện tử có thể in tại cửa hàng tiện lợi)
住民票の写し	市区町村 nơi cư trú hiện tại	Tại quầy・qua bưu điện・cửa hàng tiện lợi・trực tuyến ở một số địa phương	新宿区 tại quầy 300 yên/cửa hàng tiện lợi 200 yên (tùy nơi)	Tùy địa phương
被保険者記録照会回答票	年金事務所	Tại quầy (có thể đặt hẹn); người nộp đơn 特定技能 có thể gửi qua bưu điện; ねんきんネット xem được bản điện tử	Trang chính thức không ghi rõ	Không
ねんきんネット「各月の年金記録」	Bản thân tự in	Trực tuyến	Trang chính thức không ghi rõ	Không
国民年金保険料領収証書（写し）	Bản thân giữ	—	—	Không
国民健康保険料（税）納付証明書	市区町村	Tại quầy (ở 新宿区 chỉ tại quầy; một số địa phương nhận qua bưu điện, ví dụ 世田谷区)	新宿区・世田谷区 300 yên (tùy nơi)	J-LIS không liệt kê; tùy địa phương
マイナポータル màn hình・資格確認書（写し）	Bản thân/đơn vị bảo hiểm	Trực tuyến・do đơn vị bảo hiểm cấp	資格確認書 được cấp miễn phí	Không
源泉徴収票	Người sử dụng lao động	Yêu cầu công ty	—	Không
在職証明書	Người sử dụng lao động	Yêu cầu công ty	—	Không

Những hiểu lầm thường gặp

• “Cứ ra 区役所 nơi đang ở hiện tại là xin được”: 住民税の課税・納税証明書 do 市区町村 nơi cư trú vào ngày 1/1 của năm đó cấp. Người đã chuyển nhà trong năm phải xin ở 市区町村 trước khi chuyển (có thể xin qua bưu điện).
• “Xin giấy chứng nhận sớm rồi để đó”: 入管 yêu cầu giấy chứng nhận cấp tại Nhật phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp, xin quá sớm sẽ hết hạn và phải xin lại.
• “Tháng 4 là xin được giấy chứng nhận của năm nay”: Giấy chứng nhận 住民税 năm tài khóa mới phải đợi thông báo số thuế năm mới mới được cấp (ví dụ 新宿区 là giữa tháng 5 hoặc đầu tháng 6), trước đó chỉ xin được của năm tài khóa trước.
• “Xin tùy tiện một bản 住民票 là được”: 住民票 của cư dân nước ngoài mặc định lược bỏ tư cách lưu trú, quốc tịch, 続柄 v.v.; đơn xin vĩnh trú cần “世帯全員, lược bỏ マイナンバー, các mục khác không lược bỏ”, khi yêu cầu phải chỉ định rõ.
• “Vừa nộp bù xong là xin ngay được giấy chứng nhận nộp thuế”: Cả 市区町村 lẫn 税務署 đều cần thời gian để xác nhận khoản đã nộp (thuế quốc gia nộp tại cửa hàng tiện lợi khoảng 3 tuần), khi cần gấp hãy mang 領収証書 đến quầy.
• “ねんきん定期便 bản bưu thiếp cũng được”: Trang của 入管 nêu rõ bản bưu thiếp không dùng được.
• “Bản sao thẻ bảo hiểm y tế cứ nộp như bình thường”: Từ ngày 2/12/2024 thẻ bảo hiểm y tế không còn được cấp; thẻ đã hết hạn hoặc đơn vị bảo hiểm thay đổi thì phải nộp thay bằng bản sao màn hình マイナポータル hoặc 資格確認書.
• “Các con số không cần xử lý”: 基礎年金番号, 保険者番号, 被保険者等記号・番号 phải bôi đen rồi mới nộp.