住民税 và 確定申告: quy tắc đánh thuế, đối tượng khai thuế và điều kiện khấu trừ người thân ở nước ngoài

Khi làm việc và sinh sống tại Nhật Bản, hai loại thuế thường gặp nhất là thuế địa phương 「個人住民税」 (thuế cư trú cá nhân) và thuế quốc gia 「所得税」 (thuế thu nhập). Bài viết này tổng hợp cách tính và cách nộp 住民税 (thuế cư trú), ai cần làm 確定申告 (quyết toán thuế) và làm khi nào, cần những giấy tờ gì cho khoản khấu trừ người phụ thuộc khi gửi tiền cho người thân ở quê nhà, cùng các thủ tục trước khi rời Nhật Bản; phù hợp để nhân viên công ty, người kinh doanh cá thể và người chuẩn bị về nước hoặc ra nước ngoài dài hạn tự kiểm tra.

Điểm chính

• 個人住民税 đánh vào người có địa chỉ tại 市町村 (thành phố/thị trấn/làng) vào ngày 1/1 của năm đó, tính theo thu nhập từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 của năm trước; thuế suất tiêu chuẩn của 所得割 (phần theo thu nhập) là 10%, mức tiêu chuẩn của 均等割 (phần bình quân) là 4.000 yên.
• Nhân viên công ty về nguyên tắc được công ty khấu trừ từ lương và nộp thay (特別徴収 (thu đặc biệt (khấu trừ qua lương))), những người khác tự nộp theo thông báo nộp thuế do 市町村 gửi đến (普通徴収 (thu thông thường (tự nộp))).
• Thời gian 確定申告 thuế thu nhập về nguyên tắc là từ ngày 16/2 đến ngày 15/3 năm sau, hạn khai và nộp thuế là ngày 15/3; tờ khai hoàn thuế có thể nộp trong vòng 5 năm kể từ ngày 1/1 năm sau.
• Các trường hợp như thu nhập từ lương trong năm vượt quá 20.000.000 yên, hoặc chỉ nhận lương từ một nơi nhưng thu nhập ngoài thu nhập từ lương・thu nhập thôi việc vượt quá 200.000 yên, thì dù đã có điều chỉnh cuối năm vẫn cần khai thuế.
• Để xin khấu trừ người phụ thuộc cho người thân sống ở nước ngoài, phải nộp 「親族関係書類」 (giấy tờ quan hệ thân nhân) và 「送金関係書類」 (giấy tờ liên quan đến chuyển tiền) v.v. (tài liệu tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch); người thân ở nước ngoài từ 30 tuổi trở lên và chưa đủ 70 tuổi chỉ giới hạn ở người đi du học, người khuyết tật hoặc người nhận từ 380.000 yên trở lên tiền sinh hoạt phí・tiền giáo dục trong năm đó.
• Khi không còn địa chỉ tại Nhật Bản, nếu cần xử lý các việc về thuế như khai thuế, phải nộp khai báo chỉ định 納税管理人 (người quản lý nộp thuế) cho 税務署 (sở thuế) trước ngày xuất cảnh.

Thuế cư trú cá nhân

Ai phải nộp

総務省 (Bộ Nội vụ và Truyền thông) giải thích rằng thuế cư trú cá nhân là thuế địa phương mang tính chất "hội phí cộng đồng địa phương", gồm phần của 都道府県 (tỉnh/thành phố cấp tỉnh) và phần của 市町村, được nộp gộp cho 市町村. Đối tượng chịu thuế là người có địa chỉ tại 市町村 đó vào ngày 1/1 của năm đó; người thu nhập thấp v.v. đáp ứng một số điều kiện nhất định sẽ không bị đánh thuế, cụ thể sẽ xem xét số người phụ thuộc và số tiền thu nhập v.v.

Cấu thành số thuế

Phần	Nội dung	Số thuế・thuế suất tiêu chuẩn
所得割（しょとくわり）	Tính theo thu nhập năm trước	10% (道府県民税 4%, 市町村民税 6%; tại 政令指定都市 (thành phố được chỉ định theo pháp lệnh) là 2% và 8%)
均等割（きんとうわり）	Phần cố định không phụ thuộc vào mức thu nhập	4.000 yên (道府県民税 1.000 yên, 市町村民税 3.000 yên)

Ngoài ra, từ năm tài khóa 2024 (令和6年度), thuế quốc gia 「森林環境税」 (thuế môi trường rừng) 1.000 yên được thu cùng với 均等割. Bảng trên là mức tiêu chuẩn, 都道府県 và 市町村 có thể tự quyết định thuế suất.

Trình tự tính 所得割 là: lấy thu nhập năm trước trừ chi phí cần thiết v.v. ra 「所得金額」 (số tiền thu nhập) → trừ 「所得控除」 (các khoản khấu trừ thu nhập) như khấu trừ cơ bản, khấu trừ người phụ thuộc v.v. → nhân với thuế suất tỷ lệ 10% → trừ 「税額控除」 (các khoản khấu trừ vào số thuế) như vay mua nhà, quyên góp (ふるさと納税) v.v. Các loại khấu trừ thu nhập về cơ bản giống với thuế thu nhập, nhưng nhiều mục có mức khấu trừ nhỏ hơn thuế thu nhập.

Thu đặc biệt và thu thông thường

• 特別徴収: công ty v.v. trả lương sẽ khấu trừ từ lương và nộp thay. Nhân viên công ty về nguyên tắc sẽ nhận 「特別徴収税額通知」 (thông báo số thuế thu đặc biệt) thông qua công ty.
• 普通徴収: 市町村 xác định số thuế dựa trên thu nhập đã khai v.v., gửi 「納税通知書」 (thông báo nộp thuế), bản thân nộp theo thông báo.

Vì 住民税 dựa trên thu nhập năm trước, thu nhập mới phát sinh trong năm nay sẽ được phản ánh vào 住民税 của năm tài khóa sau.

Quyết toán thuế thu nhập

Quan hệ giữa điều chỉnh cuối năm và quyết toán thuế

国税庁 (Cục Thuế Quốc gia) giải thích rằng phần lớn người làm công ăn lương được xác định số thuế thu nhập và hoàn tất việc nộp thuế thông qua 「年末調整」 (điều chỉnh thuế cuối năm) của công ty, không cần quyết toán thuế. Đối tượng của điều chỉnh cuối năm là người làm việc cả năm hoặc vào làm giữa năm và làm việc đến cuối năm, đồng thời đã nộp 「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」 trước ngày điều chỉnh cuối năm; người có tổng tiền lương cả năm vượt quá 20.000.000 yên không phải là đối tượng.

Người làm công ăn lương nào bắt buộc phải khai thuế

Thuộc bất kỳ trường hợp nào sau đây (trừ người sẽ được hoàn thuế sau khi khai) thì phải làm quyết toán thuế:

1. Thu nhập từ lương trong năm vượt quá 20.000.000 yên;
2. Chỉ nhận lương từ một nơi và toàn bộ đã bị khấu trừ tại nguồn, tổng các loại thu nhập ngoài thu nhập từ lương・thu nhập thôi việc vượt quá 200.000 yên;
3. Nhận lương từ hai nơi trở lên, tổng thu nhập từ lương chưa qua điều chỉnh cuối năm và thu nhập ngoài thu nhập từ lương・thu nhập thôi việc vượt quá 200.000 yên (không cần nếu thu nhập từ lương sau khi trừ một phần khấu trừ thu nhập từ 1.500.000 yên trở xuống và thu nhập khác từ 200.000 yên trở xuống);
4. Người giữ chức vụ như giám đốc v.v. của công ty gia đình (同族会社), nhận tiền lãi cho vay hoặc tiền cho thuê tài sản từ công ty đó;
5. Được hoãn khấu trừ tại nguồn v.v. theo Luật Giảm miễn do thiên tai (災害減免法);
6. Nhận lương từ người không có nghĩa vụ khấu trừ tại nguồn;
7. Số thuế của thu nhập thôi việc tính theo phương pháp chính quy nhiều hơn số tiền đã khấu trừ tại nguồn.

Người kinh doanh cá thể v.v., nếu tổng thu nhập vượt quá tổng các khoản khấu trừ thu nhập và số thuế tính ra vượt quá một mức nhất định, về nguyên tắc cần khai thuế.

Thời gian, nộp thuế và cách nộp tờ khai

• Thời gian khai thuế về nguyên tắc là từ ngày 16/2 đến ngày 15/3 năm sau, hạn khai và nộp thuế về nguyên tắc là ngày 15/3 năm sau.
• Sau khi nộp tờ khai, 税務署 sẽ không gửi giấy nộp tiền; cần tự chọn cách nộp như 振替納税 (nộp thuế bằng chuyển khoản tự động), ダイレクト納付 (ghi nợ tài khoản qua e-Tax), ngân hàng trực tuyến, thẻ tín dụng, ứng dụng điện thoại, cửa hàng tiện lợi (mã QR) hoặc tiền mặt v.v.
• Tại 「確定申告書等作成コーナー」 (trang lập tờ khai quyết toán thuế) trên website của 国税庁, có thể nhập số tiền theo hướng dẫn trên màn hình, lập và nộp tờ khai tại nhà. Lần đầu sử dụng e-Tax cần lấy 「利用者識別番号」 (mã số nhận dạng người dùng).
• 「還付申告」 (tờ khai hoàn thuế) chỉ nhằm mục đích hoàn thuế có thể nộp trong vòng 5 năm kể từ ngày 1/1 của năm tiếp theo năm đó.

Khấu trừ người phụ thuộc cho người thân sống ở nước ngoài

国税庁 quy định, từ 平成28年分 (năm tính thuế Heisei 28) trở đi, khi xin khấu trừ người phụ thuộc, khấu trừ vợ/chồng, khấu trừ đặc biệt vợ/chồng, 特定親族特別控除 (khấu trừ đặc biệt cho người thân đặc định; từ 令和7年分) hoặc khấu trừ người khuyết tật cho người thân là người không cư trú (国外居住親族), bắt buộc phải đính kèm hoặc xuất trình các giấy tờ quy định khi quyết toán thuế. Yêu cầu đối với khấu trừ người phụ thuộc từ 令和5年分 trở đi như sau:

Độ tuổi・tình trạng của người thân ở nước ngoài	Giấy tờ cần thiết
Từ 16 tuổi trở lên và chưa đủ 30 tuổi, hoặc từ 70 tuổi trở lên	親族関係書類＋送金関係書類
Từ 30 tuổi trở lên và chưa đủ 70 tuổi, không có địa chỉ và nơi ở tại Nhật Bản do đi du học	親族関係書類＋送金関係書類＋留学ビザ等書類
Từ 30 tuổi trở lên và chưa đủ 70 tuổi, người khuyết tật	親族関係書類＋送金関係書類
Từ 30 tuổi trở lên và chưa đủ 70 tuổi, nhận từ 380.000 yên trở lên tiền sinh hoạt phí hoặc tiền giáo dục trong năm đó	親族関係書類＋38万円送金書類

Người thân ở nước ngoài từ 30 tuổi trở lên và chưa đủ 70 tuổi không thuộc bất kỳ mục nào ở trên thì không được áp dụng khấu trừ người phụ thuộc.

• 親族関係書類: văn bản do nhà nước hoặc chính quyền địa phương Nhật Bản cấp (như 戸籍の附票の写し) kèm bản sao hộ chiếu của người thân đó; hoặc văn bản do chính phủ・chính quyền địa phương nước ngoài cấp, ghi họ tên, ngày sinh và địa chỉ của người thân đó.
• 送金関係書類: chứng từ chuyển tiền qua tổ chức tài chính trong năm đó, văn bản của công ty thẻ tín dụng về việc người thân sử dụng thẻ gia đình v.v., phải chứng minh được đã chi trả tiền sinh hoạt phí hoặc tiền giáo dục cho từng người mỗi khi cần; từ 令和6年分 trở đi cũng bao gồm văn bản của doanh nghiệp cung cấp phương tiện thanh toán điện tử.
• 38万円送金書類: văn bản trong số 送金関係書類 chứng minh được tổng số tiền đã chi trả cho người thân đó trong năm từ 380.000 yên trở lên.
• Tài liệu tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch. Khi làm điều chỉnh cuối năm tại công ty, cũng phải nộp hoặc xuất trình các giấy tờ này cho công ty.

Ngoài ra, khi anh chị em cùng gửi tiền cho cha mẹ, chỉ một người trong số đó được tính người thân đó là đối tượng khấu trừ người phụ thuộc. Tổng số tiền thu nhập của người phụ thuộc cũng có mức trần (令和8年分 là từ 620.000 yên trở xuống, cụ thể căn cứ theo trang của 国税庁).

Trước khi xuất cảnh: 納税管理人 và 準確定申告

• Khi sẽ không còn địa chỉ tại Nhật Bản nhưng vẫn cần xử lý các việc về thuế quốc gia như nộp tờ khai, có thể chỉ định 「納税管理人」 và nộp 「所得税・消費税の納税管理人の選任・解任届出書」 cho cục trưởng 税務署 quản lý nơi nộp thuế; thời điểm nộp là khi đã quyết định 納税管理人 hoặc trước ngày xuất cảnh, có thể nộp qua e-Tax hoặc bằng giấy.
• 国税庁 No.1920 giải thích rằng người cần quyết toán thuế nếu rời Nhật Bản mà không nộp khai báo 納税管理人 thì phải hoàn tất quyết toán thuế (準確定申告 (quyết toán thuế trước thời hạn)) trước khi xuất cảnh.
• Nhân viên trở thành người không cư trú do được điều chuyển ra nước ngoài v.v. sẽ được công ty làm điều chỉnh cuối năm giữa năm vào kỳ lương cuối cùng trước khi xuất cảnh.
• 住民税 được đánh theo địa chỉ ngày 1/1, việc xuất cảnh giữa năm không ảnh hưởng đến 住民税 đã phát sinh của năm tài khóa đó. Về cách nộp trước khi xuất cảnh, vui lòng xác nhận với 市区町村 (cơ quan hành chính địa phương (thành phố/quận/thị trấn/làng)) nơi cư trú.

Quan hệ với thẩm tra lưu trú

Mục 7 của 「在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン」 của 出入国在留管理庁 (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú) ghi rõ, người có nghĩa vụ nộp thuế thì phải thực hiện, nếu không thực hiện sẽ bị đánh giá là yếu tố tiêu cực; 「永住許可に関するガイドライン」 (Hướng dẫn về cấp phép vĩnh trú) cũng đưa việc nộp thuế vào các nghĩa vụ công cần thực hiện đúng đắn, và ghi chú rằng không thực hiện trong thời hạn ban đầu về nguyên tắc sẽ bị đánh giá tiêu cực. Hồ sơ cá nhân căn cứ theo kết quả thẩm tra của 入管 (cơ quan quản lý xuất nhập cảnh).

Các mốc thời gian

1. Ngày 1/1: xác định 市町村 đánh 住民税 của năm tài khóa đó.
2. Ngày 16/2～ngày 15/3: quyết toán thuế thu nhập cho thu nhập năm trước, ngày 15/3 là hạn nộp thuế.
3. 住民税: nộp theo 特別徴収 của công ty hoặc 納税通知書 của 市町村.
4. Trong vòng 5 năm kể từ ngày 1/1 năm sau: có thể nộp tờ khai hoàn thuế.
5. Trước khi xuất cảnh: chỉ định 納税管理人 và nộp khai báo, hoặc hoàn tất 準確定申告; xác nhận việc sắp xếp nộp 住民税.

Những hiểu lầm thường gặp

• "Về nước giữa năm thì không phải nộp 住民税 năm đó." 住民税 đánh vào người có địa chỉ vào ngày 1/1 của năm đó, dựa trên thu nhập năm trước; việc xuất cảnh giữa năm không thay đổi điều này.
• "Công ty đã làm điều chỉnh cuối năm thì không bao giờ phải khai thuế." Các trường hợp như thu nhập ngoài lương vượt quá 200.000 yên, có lương từ hai nơi trở lên v.v. vẫn cần khai thuế.
• "Đã gửi tiền cho cha mẹ là được tính người phụ thuộc." Phải chuẩn bị 親族関係書類 và 送金関係書類 (tài liệu tiếng nước ngoài kèm bản dịch); người thân từ 30 tuổi trở lên và chưa đủ 70 tuổi còn phải đáp ứng điều kiện như du học, khuyết tật hoặc được gửi từ 380.000 yên trở lên.
• "住民税 cũng là thuế suất lũy tiến." 所得割 của thuế cư trú cá nhân là thuế suất tỷ lệ 10%, thuế suất lũy tiến là cách tính của thuế thu nhập.