Thông báo 「所属機関に関する届出」 trong 14 ngày sau khi đổi việc: đối tượng, cách nộp và lưu ý khi gia hạn

Khi người có tư cách lưu trú thuộc nhóm lao động nghỉ việc, vào công ty mới, hoặc công ty đang làm việc đổi tên, chuyển địa chỉ, giải thể, bản thân người đó phải nộp 「所属機関に関する届出」 (thông báo về cơ quan trực thuộc) cho 出入国在留管理庁 (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú) trong vòng 14 ngày. Bài viết này dành cho người có tư cách như 「技術・人文知識・国際業務」 (Kỹ thuật – Tri thức nhân văn – Nghiệp vụ quốc tế; gọi tắt là 技人国) đang chuẩn bị đổi việc hoặc vừa đổi việc xong, tổng hợp ai phải thông báo, thông báo thế nào, ảnh hưởng nếu không thông báo, và những điểm cần lưu ý khi gia hạn sau đó.

Điểm chính

• Thời hạn thông báo là trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh sự việc, do chính người lưu trú trung và dài hạn nộp; không được thông báo trước với ngày trong tương lai.
• 技人国, 研究, 介護, 技能, 特定技能 (Kỹ năng đặc định), 高度専門職１号イ・ロ (Chuyên gia trình độ cao) v.v. nộp 「契約機関に関する届出」 (thông báo về cơ quan ký hợp đồng); 経営・管理 (Kinh doanh – Quản lý), 企業内転勤, 教育, 留学 (Du học) v.v. nộp 「活動機関に関する届出」 (thông báo về cơ quan hoạt động).
• Có ba cách nộp: 電子届出システム (hệ thống thông báo điện tử, sử dụng được 24 giờ quanh năm), quầy tiếp nhận của 地方出入国在留管理官署 (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương), gửi bưu điện đến 東京出入国在留管理局.
• Q&A chính thức nêu rõ: 入管法 (Luật Quản lý Xuất nhập cảnh) có quy định chế tài đối với việc không thông báo hoặc thông báo sai sự thật, và có thể gặp bất lợi trong các đơn xin lưu trú sau này.
• Ngay cả khi đã nhận được 在留期間更新許可 (giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú), vẫn phải nộp riêng thông báo đổi việc.
• 「就労資格証明書」 (giấy chứng nhận tư cách lao động) là giấy tờ tùy chọn, chỉ xin khi bản thân mong muốn, lệ phí 2.000 yên (trực tuyến 1.600 yên).

Những tư cách lưu trú nào phải thông báo

Phía chính thức chia đối tượng thành hai loại 「活動機関」 (cơ quan hoạt động) và 「契約機関」 (cơ quan ký hợp đồng); khác biệt nằm ở chỗ tư cách lưu trú của bạn dựa trên việc "hoạt động tại cơ quan nào" hay "ký hợp đồng với cơ quan nào".

Loại	Tư cách lưu trú đối tượng	Căn cứ pháp lý
契約機関に関する届出	高度専門職１号イ・ロ, 高度専門職２号（イ又はロ）, 研究, 技術・人文知識・国際業務, 介護, 興行 (chỉ người ký hợp đồng với cơ quan), 技能, 特定技能	入管法第19条の16第2号
活動機関に関する届出	教授, 高度専門職１号ハ, 高度専門職２号（ハ）, 経営・管理, 法律・会計業務, 医療, 教育, 企業内転勤, 技能実習, 留学, 研修	入管法第19条の16第1号

Người có tư cách 「家族滞在」 (Đoàn tụ gia đình), 「日本人の配偶者等」 (Vợ/chồng hoặc con của người Nhật), 「永住者の配偶者等」 (Vợ/chồng hoặc con của người vĩnh trú) và lưu trú với thân phận vợ/chồng thì không thuộc hai loại trên, chỉ nộp 「配偶者に関する届出」 (thông báo về vợ/chồng) khi ly hôn hoặc khi vợ/chồng qua đời.

Các trường hợp phải thông báo

Lấy cơ quan ký hợp đồng làm ví dụ, phải thông báo trong vòng 14 ngày sau khi xảy ra bất kỳ trường hợp nào sau đây:

1. Cơ quan ký hợp đồng thay đổi tên hoặc địa chỉ;
2. Cơ quan ký hợp đồng không còn tồn tại (ví dụ giải thể);
3. Hợp đồng với cơ quan ký hợp đồng chấm dứt (nghỉ việc, chuyển việc v.v.);
4. Ký hợp đồng với cơ quan ký hợp đồng mới.

Các trường hợp thuộc loại cơ quan hoạt động có cấu trúc tương tự (thay đổi tên・địa chỉ, không còn tồn tại, rời khỏi, chuyển sang). Nghỉ việc và vào làm là các mục khác nhau trên biểu mẫu chính thức, cũng có biểu mẫu điền gộp "rời khỏi + chuyển sang"; nếu khoảng cách giữa nghỉ việc và vào làm dài, thời hạn 14 ngày được tính riêng theo ngày phát sinh của từng sự việc.

Cách nộp

1. 電子届出システム (trực tuyến)

• 「電子届出システム」 của 出入国在留管理庁 sử dụng được 24 giờ quanh năm, có thể xem lịch sử thông báo và tình trạng xử lý; thông báo trực tuyến không cần đính kèm tài liệu.
• Lần đầu sử dụng cần đăng ký. Trang cổng thông tin cho biết: từ ngày 5/1/2026 một số đặc tả của hệ thống thay đổi; người đã từng sử dụng 電子届出システム hoặc 在留申請オンラインシステム (hệ thống nộp đơn lưu trú trực tuyến) trước ngày 31/12/2025 có thể đăng nhập bằng ID cũ; người dùng mới cần hoàn tất 「利用者登録」 (đăng ký người dùng) trước, sau đó thực hiện 「利用申出」 (đề nghị sử dụng).
• Các vấn đề về thao tác hệ thống có thể liên hệ bộ phận hỗ trợ (050-3786-3053, ngày làm việc 9:00～17:00).

2. Nộp tại quầy

Mang theo tờ thông báo và 在留カード (thẻ lưu trú) đến 地方出入国在留管理官署 gần nhất để nộp. Thời gian tiếp nhận của mỗi cơ quan khác nhau, có thể xác nhận trước với cơ quan đó hoặc với 外国人在留総合インフォメーションセンター (Trung tâm thông tin tổng hợp về lưu trú cho người nước ngoài, 0570-013904).

3. Gửi bưu điện

• Gửi kèm tờ thông báo và bản sao thẻ lưu trú, mặt trước phong bì ghi bằng mực đỏ 「届出書在中」 hoặc 「NOTIFICATION ENCLOSED」.
• Địa chỉ gửi: 〒160-0004 東京都新宿区四谷1丁目6番1号 四谷タワー14階 東京出入国在留管理局 在留調査部門 届出受付担当.
• Phía chính thức không gửi xác nhận đã nhận, nên sử dụng hình thức gửi có thể theo dõi.

Biểu mẫu sử dụng (khi nộp bản giấy)

Loại cơ quan ký hợp đồng: 参考様式1の4 (chấm dứt hợp đồng), 1の5 (ký hợp đồng mới), 1の7 (cả hai cùng lúc), 1の1 (thay đổi tên・địa chỉ hoặc không còn tồn tại). Loại cơ quan hoạt động: 参考様式1の2 (rời khỏi), 1の3 (chuyển sang), 1の6 (rời khỏi + chuyển sang), 1の1. Trang chính thức cung cấp bản PDF/Excel và ví dụ cách điền. Q&A chính thức giải thích không cần nộp tài liệu chứng minh như hợp đồng lao động v.v.

Nếu không thông báo thì sao

• Q&A chính thức ghi rõ: trường hợp không thông báo hoặc thông báo sai sự thật, pháp luật có quy định chế tài; đồng thời nhắc rằng 「在留諸申請で不利になる場合もあります」 (có thể gặp bất lợi trong các đơn xin lưu trú). Nội dung chế tài cụ thể vui lòng xem giải thích chính thức.
• Nếu quá 14 ngày mới phát hiện quên thông báo, phía chính thức yêu cầu nộp bổ sung 「速やかに」 (nhanh chóng), đừng bỏ mặc vì đã quá hạn.

Lưu ý về gia hạn và tư cách lưu trú sau khi đổi việc

• Trước hết xác định công việc mới có còn thuộc phạm vi tư cách ban đầu hay không: Q&A chính thức (Q35) giải thích, sau khi đổi việc nếu nội dung hoạt động giống với tư cách hiện tại thì nộp 「在留期間更新許可申請」 (đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú) trước khi hết hạn; nếu nội dung hoạt động thay đổi thì cần nộp 「在留資格変更許可申請」 (đơn xin thay đổi tư cách lưu trú).
• Khoảng trống sau khi nghỉ việc: 入管法 quy định, người có tư cách lao động không có lý do chính đáng mà liên tục từ 3 tháng trở lên không thực hiện hoạt động của tư cách đó thuộc trường hợp bị hủy tư cách lưu trú. Q&A chính thức (Q77) lấy ví dụ, sau khi nghỉ việc mà đang tìm việc một cách cụ thể để tái tuyển dụng thì có thể được coi là có 「正当な理由」 (lý do chính đáng), nhưng có được công nhận hay không sẽ được xét theo từng trường hợp.
• Nơi nộp đơn: đơn gia hạn, đơn thay đổi và 就労資格証明書 đều phải nộp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương quản lý nơi cư trú, không được nộp tại cơ quan quản lý nơi công ty đặt trụ sở.
• Giấy phép gia hạn không thay thế được thông báo: Q&A nêu rõ, dù đã được cấp 在留期間更新許可, vẫn phải nộp thông báo đổi việc.

就労資格証明書 (tùy chọn)

• Mục đích: chứng minh các hoạt động có thu nhập mà người sở hữu được phép thực hiện với tư cách lưu trú hiện tại. Q&A chính thức (Q36) giải thích, khi muốn xác nhận công việc mới có thuộc phạm vi 技人国 hay không, có thể xác nhận bằng cách xin giấy chứng nhận này.
• Có bắt buộc không: Q&A chính thức (Q68) giải thích, đây là giấy chứng nhận chỉ cấp khi bản thân người nước ngoài mong muốn, không có nó không có nghĩa là không được làm việc; chỉ cần có thể xác nhận có tư cách lao động qua dấu chứng nhận trên hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú là được.
• Lệ phí: 2.000 yên (収入印紙 – tem thu nhập (shūnyū inshi)), nộp trực tuyến 1.600 yên.
• Thời gian xử lý: tiêu chuẩn là trong ngày; nếu nơi làm việc hoặc nội dung hoạt động có thay đổi thì cần 1～3 tháng. Khi xin sau khi đổi việc, cần nộp thêm tài liệu giải thích về nơi làm việc mới và nội dung hoạt động.

Các mốc thời gian

1. Ngày nghỉ việc: bắt đầu tính thời hạn 14 ngày cho thông báo "chấm dứt hợp đồng".
2. Trong vòng 14 ngày sau khi nghỉ việc: nộp thông báo liên quan đến 契約機関 (hoặc 活動機関).
3. Ngày vào công ty mới: bắt đầu tính thời hạn 14 ngày cho thông báo "ký hợp đồng mới" (nếu nghỉ việc và vào làm xảy ra cùng lúc có thể dùng biểu mẫu gộp).
4. Trong vòng 14 ngày sau khi vào làm: nộp thông báo về cơ quan mới.
5. Khi cần: xin 就労資格証明書 để xác nhận công việc mới có thuộc phạm vi tư cách hiện tại hay không.
6. Trước khi hết thời hạn lưu trú: tùy theo nội dung công việc mới, nộp đơn gia hạn thời hạn lưu trú (在留期間更新) hoặc thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更).

Hiểu lầm thường gặp

• “Công ty sẽ thông báo thay tôi”: thông báo về cơ quan trực thuộc là nghĩa vụ của bản thân. Việc công ty nộp 外国人雇用状況届出 (thông báo tình trạng tuyển dụng người nước ngoài) v.v. là thủ tục của phía cơ quan, trang chính thức không ghi rằng nó có thể thay thế thông báo của bản thân.
• “Cứ thông báo trước ngày vào làm trong tương lai là được”: Q&A chính thức nêu rõ không được lấy ngày trong tương lai làm ngày phát sinh sự việc để thông báo, phải nộp sau khi sự việc thực tế xảy ra.
• “Đã có giấy phép gia hạn thì không cần thông báo”: giấy phép gia hạn và thông báo đổi việc là hai việc khác nhau, vẫn phải nộp thông báo.
• “Không có 就労資格証明書 thì không được đổi việc”: giấy chứng nhận này là tùy chọn, không phải điều kiện tiên quyết để làm việc.