Cách dùng 在留申請オンラインシステム: thủ tục làm trực tuyến được, điều kiện và chuẩn bị

Các thủ tục như 在留期間更新 (gia hạn thời gian lưu trú) và 在留資格変更 (thay đổi tư cách lưu trú), ngoài việc đến quầy của cục xuất nhập cảnh, còn có thể nộp trực tuyến qua 「在留申請オンラインシステム」 (hệ thống nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến) của 出入国在留管理庁. Dựa trên giải thích chính thức, bài viết này tóm tắt điều kiện khi người nước ngoài tự nộp trực tuyến, các thủ tục làm được và không làm được, việc chuẩn bị trước và yêu cầu về tài liệu đính kèm.

Điểm chính

• Người nước ngoài có thể tự nộp trực tuyến: 在留資格変更許可申請, 在留期間更新許可申請, 在留資格取得許可申請, 就労資格証明書交付申請, 資格外活動許可申請, 再入国許可申請. 在留資格認定証明書交付申請 thì người nước ngoài không thể tự nộp trực tuyến.
• 永住許可申請 và các thủ tục liên quan đến thẻ lưu trú (住居地以外の記載事項変更届出, 在留カードの有効期間更新申請 v.v.) hiện chưa làm trực tuyến được.
• Cần có マイナンバーカード (có cả 署名用電子証明書 và 利用者証明用電子証明書) và điện thoại thông minh đã cài マイナポータルアプリ.
• Người không phải 中長期在留者 (ví dụ 「外交」, 「公用」, 「短期滞在」, thời gian lưu trú từ 3 tháng trở xuống) và người dưới 15 tuổi không thể sử dụng với tư cách là chính người nước ngoài.
• Không thể nộp trực tuyến vào ngày cuối cùng của thời hạn lưu trú (đúng ngày hết hạn); khi đó cần nộp tại 地方出入国在留管理官署 có thẩm quyền.
• Tài liệu đính kèm chỉ được là PDF, mỗi lần tối đa 20 tệp, tổng dung lượng kể cả 顔写真 (ảnh chân dung) từ 25MB trở xuống.

Thủ tục và tư cách lưu trú làm trực tuyến được

Tài liệu chính thức 「利用者ごとの申請可能な手続」 liệt kê các thủ tục cho chính người nước ngoài như sau (○ = được nộp, × = không được nộp):

Thủ tục	Chính người nước ngoài
在留資格認定証明書交付申請	×
在留資格変更許可申請	○
在留期間更新許可申請	○
在留資格取得許可申請	○
就労資格証明書交付申請	○
資格外活動許可申請	○
再入国許可申請	○

PDF 「対象範囲」 (tại thời điểm ngày 5 tháng 1 năm 2026) ghi rõ: 再入国許可申請 và 資格外活動許可申請 là đơn nộp cùng lúc với thay đổi, gia hạn hoặc 取得; người có tư cách lưu trú 「外交」, 「短期滞在」, 「特定活動（出国準備期間）」, hoặc người muốn chuyển sang các tư cách này, không thuộc phạm vi áp dụng. Về việc từng tư cách lưu trú có nộp trực tuyến được hay không và phạm vi áp dụng (ví dụ 「家族滞在」 chỉ dành cho người có người bảo lãnh nằm trong phạm vi áp dụng), vui lòng xem PDF đó.

Người thân (配偶者, con, cha mẹ v.v.) nộp thay, về nguyên tắc chỉ trong trường hợp người nộp đơn dưới 16 tuổi, hoặc không thể tự nộp vì bệnh tật hay lý do khác.

Chuẩn bị trước

1. マイナンバーカード: phải có 署名用電子証明書 và 利用者証明用電子証明書.
2. Điện thoại thông minh: khi làm 利用申出 (đăng ký sử dụng), cần dùng điện thoại đã cài マイナポータルアプリ để đọc マイナンバーカード.
3. Địa chỉ email nhận được thư: kiểm tra để chắc chắn có thể nhận email từ tên miền 「@rasens-immi.moj.go.jp」.

Các bước nộp

1. STEP1 利用者登録 (đăng ký người dùng): sau khi đăng ký email, bạn sẽ nhận URL vào màn hình [利用者登録] (có hiệu lực trong 24 giờ; quá hạn phải làm lại từ bước nhập email); khi hoàn tất sẽ nhận email có ghi 「利用者ＩＤ」 (ID người dùng).
2. STEP2 利用申出 (đăng ký sử dụng): đăng ký bằng マイナンバーカード và マイナポータルアプリ; nếu không có vấn đề gì, trong vài phút sẽ nhận email hoàn tất đăng ký, sau đó có thể sử dụng hệ thống.
3. STEP3 在留申請 (nộp hồ sơ lưu trú): nhập nội dung đơn, đính kèm tài liệu rồi gửi. Sau khi gửi, có thể xem tình trạng hồ sơ tại [申請状況の確認] trên trang đầu của hệ thống.

Yêu cầu về tài liệu đính kèm

• 顔写真 (ảnh chân dung) bắt buộc phải đính kèm; với đơn không cần ảnh, đính kèm 「顔写真不要者用データ」 chính thức.
• Định dạng tệp: chỉ PDF (đuôi 「.pdf」), mỗi lần tối đa 20 tệp, tổng dung lượng kể cả ảnh từ 25MB trở xuống; khuyến nghị độ phân giải tương đương 200dpi trở lên.
• Không được đặt mật khẩu hay hạn chế: PDF có đặt mật khẩu, cấm in, cấm sao chép v.v., hoặc tệp không theo chuẩn PDF (ISO 32000-1), sẽ bị xử lý là tệp lỗi, cục xuất nhập cảnh không xem được nội dung, và không hiển thị thông báo lỗi; sau đó phải nộp riêng qua bưu điện hoặc tại quầy.
• Khi vượt quá 25MB: trước tiên đính kèm phần vừa dung lượng cùng 「資料添付に係る申告書（参考様式９）」 và hoàn tất đơn, sau đó bổ sung theo email yêu cầu bổ sung tài liệu do cục xuất nhập cảnh gửi.
• Đơn do cơ quan trực thuộc hoặc người bảo lãnh lập: khi chính người nước ngoài nộp cho các tư cách lưu trú được liệt kê chính thức như 「技術・人文知識・国際業務」, 「留学」, 「家族滞在」, cần đính kèm 「所属機関等作成用の申請書」 hoặc 「扶養者等作成用の申請書」 theo tư cách lưu trú đó.
• Giấy chứng nhận đóng (miễn) thuế cư trú: từ 令和6年3月19日 (ngày 19 tháng 3 năm 2024), chính người nước ngoài có thể trên hệ thống dùng マイナンバーカード lấy thông tin thu nhập và thuế cư trú cá nhân của mình qua マイナポータル và đính kèm dưới dạng dữ liệu điện tử; nếu nộp giấy chứng nhận thuế dưới dạng PDF thì không cần lấy theo cách này.

Cách nhận thẻ lưu trú và 就労資格証明書 có thể thay đổi cho đến khi cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực xét duyệt xong; cách nhận 在留資格認定証明書 thì không thể thay đổi.

Những hiểu lầm thường gặp

• "Thủ tục nào cũng làm trực tuyến được": 永住許可申請 và các thủ tục liên quan đến thẻ lưu trú hiện chưa làm trực tuyến được; chính người nước ngoài cũng không thể nộp trực tuyến 在留資格認定証明書.
• "Ngày cuối cùng nộp trên mạng vẫn kịp": ngày cuối cùng của thời hạn lưu trú không thể nộp trực tuyến, chỉ có thể đến quầy.
• "Không có マイナンバーカード vẫn dùng được": dù là chính người nước ngoài, người đại diện theo pháp luật hay người thân sử dụng, đều cần マイナンバーカード.
• "Tải lên thành công là không có vấn đề": PDF có mật khẩu hoặc cấm in sẽ bị xử lý là tệp lỗi mà không có thông báo, cần nộp riêng.

Liên hệ hỏi đáp

Cách thao tác hệ thống có thể hỏi 「在留申請オンラインシステムヘルプデスク」 (điện thoại 050-3786-3053, thứ Hai đến thứ Sáu 9:00–17:00). Tài liệu cần cho từng tư cách lưu trú giống như khi nộp tại quầy; có thể hỏi 地方出入国在留管理官署 có thẩm quyền hoặc 外国人在留総合インフォメーションセンター.