Gia hạn hiệu lực và khai báo 在留カード: chuyển nhà, đổi tên, mất thẻ và 特定在留カード

「在留カード」 (thẻ lưu trú) là giấy tờ tùy thân cơ bản của người lưu trú trung và dài hạn tại Nhật Bản. Ngoài việc được đổi thẻ mới khi gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú, bản thân thẻ cũng có thời hạn hiệu lực; khi chuyển nhà, đổi tên hoặc làm mất thẻ còn có nghĩa vụ 届出 (khai báo) hoặc nộp đơn tương ứng, và phần lớn thời hạn đều là “trong vòng 14 ngày”. Bài viết này tổng hợp các thủ tục đó theo trang chính thức của 出入国在留管理庁 (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú), đồng thời giải thích 「特定在留カード」 (thẻ lưu trú tích hợp với マイナンバーカード) bắt đầu được vận hành từ ngày 14/6/2026. Bài viết phù hợp với tất cả người Hoa tại Nhật đang có thẻ lưu trú, đặc biệt là 永住者 (Người vĩnh trú) và các gia đình có con nhỏ.

Điểm chính

• Với người lưu trú trung và dài hạn có hạn lưu trú, thời hạn hiệu lực của thẻ lưu trú kéo dài đến hạn lưu trú; thẻ của 永住者・高度専門職2号 (Chuyên gia trình độ cao số 2) (cấp từ ngày 14/6/2026 trở đi) có hiệu lực đến sinh nhật lần thứ 10 sau ngày cấp (với 永住者 chưa đủ 18 tuổi khi được cấp thẻ là sinh nhật lần thứ 5).
• 「在留カードの有効期間の更新申請」 (đơn xin gia hạn thời hạn hiệu lực thẻ lưu trú) của 永住者 (từ 16 tuổi trở lên)・高度専門職2号 có thể nộp từ 3 tháng trước khi hết hạn hiệu lực, miễn lệ phí, về nguyên tắc được cấp trong ngày.
• Sau khi chuyển nhà, phải làm 住居地の届出 (khai báo nơi cư trú) tại 市区町村 (cơ quan hành chính địa phương (thành phố/quận/thị trấn/làng)) trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến nơi ở mới; mang theo thẻ lưu trú khi làm các thủ tục đăng ký cư dân như chuyển đến (転入) thì được coi là đã hoàn thành khai báo này.
• Thay đổi họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch・khu vực phải khai báo với 入管 (cơ quan quản lý xuất nhập cảnh) trong vòng 14 ngày kể từ ngày thay đổi; mất thẻ lưu trú phải xin cấp lại trong vòng 14 ngày kể từ ngày biết mất, cả hai đều miễn phí.
• 「特定在留カード」 được vận hành từ ngày 14/6/2026, việc làm thẻ là tùy ý, có thể nộp cùng lúc khi làm các thủ tục đi kèm việc cấp thẻ lưu trú, nhưng không hỗ trợ nộp trực tuyến.

Thời hạn hiệu lực của 在留カード

Theo phần hỏi đáp (Q14) và trang giải thích về 特定在留カード của 出入国在留管理庁:

Trường hợp	Thời hạn hiệu lực
Người lưu trú trung và dài hạn có hạn lưu trú	Đến ngày hết 在留期間 (thời hạn lưu trú)
永住者 (từ 18 tuổi trở lên khi được cấp thẻ), 高度専門職2号	Đến sinh nhật lần thứ 10 sau ngày cấp (khi gia hạn là sau ngày hết hạn hiệu lực của thẻ đang có lúc nộp đơn)
永住者 (chưa đủ 18 tuổi khi được cấp thẻ)	Đến sinh nhật lần thứ 5 sau ngày cấp

Trên đây là quy định cho thẻ được cấp từ ngày 14/6/2026 trở đi. Đối với thẻ được cấp trước hoặc vào ngày 13/6/2026:

• 永住者 chưa đủ 16 tuổi: ngày hết hạn hiệu lực là sinh nhật 16 tuổi hoặc ngày trước đó, phải xin gia hạn trước thời điểm này;
• Người lưu trú trung và dài hạn khác chưa đủ 16 tuổi: ngày hết hạn hiệu lực là mốc nào sớm hơn giữa “ngày hết thời hạn lưu trú” và “sinh nhật 16 tuổi (hoặc ngày trước đó)”; nếu sinh nhật 16 tuổi đến trước thì phải xin gia hạn trước đó.

Thẻ được cấp trước khi luật sửa đổi có hiệu lực vẫn tiếp tục có hiệu lực trong thời hạn, không cần đổi riêng sang mẫu mới. Cụ thể vui lòng căn cứ theo nội dung ghi trên thẻ của mình và hướng dẫn chính thức.

在留カードの有効期間の更新申請

Đối tượng: người lưu trú trung và dài hạn có tư cách 永住者 hoặc 高度専門職2号; và người lưu trú trung và dài hạn có thẻ lưu trú (chỉ thẻ cấp trước hoặc vào ngày 13/6/2026) với ngày hết hạn hiệu lực là sinh nhật 16 tuổi hoặc ngày trước đó.

Thời gian nộp đơn:

• 永住者 (chỉ từ 16 tuổi trở lên)・高度専門職2号: từ 3 tháng trước ngày hết hạn hiệu lực của thẻ lưu trú hiện có đến ngày hết hạn;
• Người có ngày hết hạn hiệu lực là sinh nhật 16 tuổi (hoặc ngày trước đó): từ 6 tháng trước đến ngày hết hạn;
• Nếu có lý do bất khả kháng như đi nước ngoài dài ngày, cũng có thể nộp trước khoảng thời gian trên.

Hồ sơ: 在留カード有効期間更新申請書 (đơn xin gia hạn thời hạn hiệu lực thẻ lưu trú), 1 ảnh (phải đúng quy cách quy định), hộ chiếu (hoặc 在留資格証明書 (giấy chứng nhận tư cách lưu trú); nếu không thể xuất trình thì kèm bản giải trình lý do), thẻ lưu trú hiện có. Khi người đại diện hoặc người nộp hộ (取次者) làm thủ tục, cần thêm giấy chứng minh quan hệ, giấy ủy quyền v.v.; 住民票 (phiếu cư dân) v.v. phải là bản gốc cấp trong vòng 3 tháng. Nếu làm sau khi đã quá thời gian nộp đơn, cần kèm thêm văn bản ghi rõ lý do.

Lệ phí: không thu.

Nơi nộp đơn: 地方出入国在留管理官署 (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương) quản lý nơi cư trú, thời gian tiếp nhận thông thường là ngày thường 9:00～12:00, 13:00～16:00.

Thời gian xử lý: về nguyên tắc được cấp trong ngày.

Người có hạn lưu trú (như 「技術・人文知識・国際業務」 (Kỹ thuật – Tri thức nhân văn – Nghiệp vụ quốc tế), 「家族滞在」 (Đoàn tụ gia đình) v.v.) được đổi thẻ lưu trú khi 「在留期間更新許可申請」 (đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú) được chấp thuận, thông thường không làm riêng thủ tục gia hạn này. Phần hỏi đáp chính thức còn lưu ý: nếu không nộp đơn gia hạn thời hạn hiệu lực trong thời gian quy định, có thể bị phạt giam (拘禁刑) đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên.

Khai báo nơi cư trú sau khi chuyển nhà

• Thời hạn: trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến nơi ở mới.
• Địa điểm: quầy của 市区町村 nơi ở mới (tiếp nhận theo giờ làm việc của 市区町村).
• Hồ sơ: tờ khai báo và thẻ lưu trú.
• Lệ phí: miễn phí.
• Quan hệ với đăng ký cư dân: mang thẻ lưu trú đến 市区町村 làm thủ tục khai báo theo 住民基本台帳法 (Luật Sổ đăng ký cư dân cơ bản) (như 転入届 (khai báo chuyển đến)) thì được coi là đã hoàn thành khai báo nơi cư trú, không cần nộp riêng tờ khai báo nơi cư trú.
• Đại diện: khi bản thân chưa đủ 16 tuổi hoặc không thể đến vì bệnh, người thân sống cùng từ 16 tuổi trở lên sẽ làm thay; cũng có thể do người thân sống cùng được bản thân ủy thác hoặc người đại diện theo pháp luật làm, cần giấy tờ chứng minh như giấy chẩn đoán hoặc giấy ủy quyền v.v.

Khi chỉ thay đổi địa chỉ thì không đổi thẻ mới, mà ghi địa chỉ mới lên thẻ. Phần hỏi đáp chính thức (Q83, Q88) cho biết: nếu không khai báo trong vòng 14 ngày, có thể bị phạt tiền đến 200.000 yên; không có lý do chính đáng mà không khai báo nơi cư trú hoặc khai báo gian dối còn có thể trở thành đối tượng bị hủy tư cách lưu trú.

Thay đổi nội dung ghi trên thẻ ngoài nơi cư trú

• Đối tượng: người lưu trú trung và dài hạn có thay đổi về họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch・khu vực (như đổi họ khi kết hôn).
• Thời hạn: trong vòng 14 ngày kể từ ngày thay đổi.
• Địa điểm: 地方出入国在留管理官署 quản lý nơi cư trú (không phải 市区町村).
• Hồ sơ: tờ khai báo thay đổi, 1 ảnh (người chưa đủ 1 tuổi vào ngày cấp được miễn; với thẻ cấp từ ngày 14/6/2026 trở đi, người từ 1 tuổi trở lên cần ảnh), tài liệu chứng minh việc thay đổi (như hộ chiếu ghi họ tên mới và giấy chứng nhận kết hôn), hộ chiếu (hoặc 在留資格証明書) và thẻ lưu trú hiện có.
• Lệ phí: miễn phí, về nguyên tắc được cấp thẻ mới trong ngày. Nếu làm quá hạn cần kèm bản giải trình lý do.

Cấp lại khi bị mất hoặc bị đánh cắp

• Thời hạn: trong vòng 14 ngày kể từ ngày biết sự việc mất thẻ v.v.; nếu biết khi đang ở nước ngoài thì trong vòng 14 ngày kể từ ngày nhập cảnh Nhật Bản lần đầu tiên sau đó.
• Địa điểm: 地方出入国在留管理官署 quản lý nơi cư trú.
• Hồ sơ: 在留カード再交付申請書 (đơn xin cấp lại thẻ lưu trú), 1 ảnh (quy tắc như trên), tài liệu chứng minh đã mất quyền sở hữu thẻ — khi bị mất hoặc bị đánh cắp thì nộp bản tường trình (phải đã trình báo cảnh sát và có số tiếp nhận, có thể được yêu cầu nộp giấy chứng nhận trình báo mất đồ v.v.), khi bị thiên tai thì nộp giấy chứng nhận bị thiệt hại v.v.; hộ chiếu (hoặc 在留資格証明書); người có giấy phép hoạt động ngoài tư cách (資格外活動許可) cần mang theo giấy phép.
• Lệ phí: miễn phí, về nguyên tắc được cấp trong ngày.
• Phần hỏi đáp chính thức cho biết: không thể nộp đơn và nhận thẻ cấp lại do mất qua đường bưu điện, nhưng có thể ủy thác cho người thân v.v. theo quy định của thông tư bộ (省令) làm thay; nếu quá hạn mà không nộp đơn, có thể bị phạt giam đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên.

Khi thẻ bị bẩn, hư hỏng hoặc bản thân muốn đổi thẻ, có các thủ tục riêng là 「汚損等による在留カードの再交付申請」 và 「交換希望による在留カードの再交付申請」, điều kiện và lệ phí khác nhau, vui lòng xem trang tương ứng.

特定在留カード (tích hợp với マイナンバーカード)

「特定在留カード」 là thẻ lưu trú có kèm chức năng của マイナンバーカード (thẻ My Number (mã số cá nhân)); người lưu trú trung và dài hạn có tên trong 住民基本台帳 (sổ đăng ký cư dân cơ bản) có thể nộp đơn. Các điểm chính trên trang chính thức như sau:

• Thời gian bắt đầu: vận hành từ ngày 14/6/2026, các Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương tiếp nhận từ ngày 15/6.
• Làm thẻ tùy ý: có thể tiếp tục giữ riêng hai thẻ là thẻ lưu trú và マイナンバーカード.
• Thời điểm nộp đơn: phải nộp cùng lúc với các thủ tục đi kèm việc cấp thẻ lưu trú, như giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú, giấy phép thay đổi tư cách lưu trú, giấy phép vĩnh trú, thay đổi nội dung ghi trên thẻ, gia hạn thời hạn hiệu lực, khai báo nơi cư trú v.v.; tại 市区町村 có thể nộp cùng lúc với khai báo nơi cư trú như 転入届 v.v. Không hỗ trợ nộp trực tuyến; các thủ tục làm qua 在留申請オンラインシステム (hệ thống nộp đơn lưu trú trực tuyến) không thể nộp kèm.
• Lệ phí: lần cấp đầu tiên từ ngày 14/6/2026 trở đi về nguyên tắc không cần; khi phải nộp, phần của 入管 là 1.900 yên (収入印紙 (tem thu nhập (shūnyū inshi))), phần của J-LIS khi nộp tại quầy là 600 yên (800 yên khi cấp giấy chứng nhận điện tử).
• Thời hạn hiệu lực: thời hạn hiệu lực của chức năng マイナンバーカード kéo dài đến ngày hết thời hạn lưu trú vốn có.
• Lưu ý: thời gian cấp lâu hơn thẻ lưu trú thông thường khoảng 10 ngày, không thể cấp trong ngày; sau khi nộp đơn, giấy chứng nhận điện tử của マイナンバーカード hiện có sẽ mất hiệu lực khoảng 1 tuần trước khi cấp thẻ, có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng マイナ保険証 v.v.; thông tin của マイナ免許証 không được tự động chuyển sang; người muốn tiếp tục giữ 特定在留カード phải nộp đơn lại mỗi lần làm thủ tục đi kèm đổi thẻ; trong trường hợp chuyển nhà v.v. trong thời gian thẩm tra, cũng có thể được cấp thẻ lưu trú thông thường. Vẫn có nghĩa vụ luôn mang theo thẻ.

Các mốc thời gian

1. Chuyển nhà: trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến địa chỉ mới, mang thẻ lưu trú đến 市区町村 làm thủ tục chuyển đến v.v.
2. Đổi tên, thay đổi quốc tịch v.v.: trong vòng 14 ngày kể từ ngày thay đổi, đến 入管 khai báo.
3. Mất hoặc bị đánh cắp: trước tiên trình báo cảnh sát, trong vòng 14 ngày kể từ ngày biết sự việc đến 入管 xin cấp lại.
4. 永住者・高度専門職2号: nộp đơn gia hạn thời hạn hiệu lực trong vòng 3 tháng trước khi thẻ hết hạn hiệu lực.
5. Trẻ chưa đủ 16 tuổi có thẻ cấp trước hoặc vào ngày 13/6/2026: nộp đơn gia hạn từ 6 tháng trước sinh nhật 16 tuổi.
6. Muốn làm 特定在留カード: nộp cùng lúc trong lần làm thủ tục đổi thẻ tiếp theo như gia hạn, thay đổi, chuyển nhà v.v.

Những hiểu lầm thường gặp

• “Thẻ lưu trú của 永住者 không có thời hạn”: tư cách lưu trú của 永住者 không có thời hạn, nhưng bản thân thẻ lưu trú có thời hạn hiệu lực, cần nộp đơn gia hạn đúng hạn.
• “Sau khi chuyển nhà phải đến 入管 khai báo địa chỉ riêng”: khai báo nơi cư trú được làm tại 市区町村, mang thẻ lưu trú khi làm 転入届 thì được coi là đã hoàn thành; còn thay đổi các nội dung khác như họ tên thì phải đến 入管.
• “Từ tháng 6/2026 trở đi bắt buộc phải đổi sang 特定在留カード”: việc làm thẻ là tùy ý, thẻ cũ vẫn tiếp tục có hiệu lực trong thời hạn.
• “Có hộ chiếu thì không cần mang thẻ lưu trú”: phần hỏi đáp chính thức nêu rõ, có hộ chiếu cũng không được miễn nghĩa vụ luôn mang theo thẻ lưu trú (trừ người chưa đủ 16 tuổi).