Thủ tục sau khi chuyển nhà ở Nhật: 住居地届出, 転入届, マイナンバーカード và 国民健康保険

Khi chuyển nhà ở Nhật, 中長期在留者 (người lưu trú trung và dài hạn) ngoài đăng ký cư trú còn phải khai báo 「住居地」 theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh; nếu chuyển sang 市区町村 khác thì マイナンバーカード, 国民健康保険, 児童手当 v.v. cũng đều có thời hạn riêng. Bài này sắp xếp theo thứ tự thời gian những việc cần làm trước và sau khi chuyển nhà, để người nước ngoài ở Nhật tự kiểm tra. Giờ tiếp nhận và hồ sơ cần thiết khác nhau theo từng 市区町村; những chỗ lấy 新宿区 làm ví dụ, vui lòng theo hướng dẫn của 市区町村 nơi bạn ở.

Điểm chính

• Trong vòng 14 ngày: trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến địa chỉ mới, mang theo 在留カード đến 市区町村 của địa chỉ mới để nộp 転入届 hoặc 転居届; việc này được coi là đã hoàn tất 住居地届出 theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh.
• 90 ngày: nếu đã rời khỏi 住居地 đã khai báo mà không có lý do chính đáng và không khai báo 住居地 mới trong vòng 90 ngày thì đó là căn cứ để thu hồi 在留資格.
• 転出届: khi chuyển sang 市区町村 khác, phải nộp 転出届 "trước" cho địa chỉ cũ; người có マイナンバーカード cũng có thể nộp trực tuyến qua マイナポータル.
• マイナンバーカード: phải nộp thẻ cùng lúc với 転入届; 転入届 phải được nộp trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến và trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự kiến chuyển đi, nếu không thẻ sẽ mất hiệu lực.
• 国民健康保険・国民年金: 国民健康保険 do 世帯主 khai trong vòng 14 ngày; nếu マイナンバー đã được liên kết với 基礎年金番号 thì lương hưu về nguyên tắc không cần khai báo thay đổi địa chỉ.
• 児童手当: người đang nhận phải nộp đơn cho 市区町村 của địa chỉ mới trong vòng 15 ngày kể từ ngày hôm sau của ngày dự kiến chuyển đi.

Lịch trình

Thời điểm	Thủ tục	Nơi nộp	Thời hạn・ghi chú
Trước khi chuyển nhà	転出届 (khi chuyển sang 市区町村 khác)	市区町村 của địa chỉ cũ (hoặc マイナポータル)	Luật quy định là "trước"; quầy 新宿区 tiếp nhận từ 14 ngày trước khi chuyển nhà (hoặc trong vòng 14 ngày sau khi chuyển nhà)
Trong vòng 14 ngày sau khi chuyển đến	転入届・転居届 (= 住居地届出)	市区町村 của địa chỉ mới	Mang theo 在留カード; không thể làm trước khi bắt đầu sinh sống
Khi nộp 転入届	Thủ tục tiếp tục sử dụng マイナンバーカード	市区町村 của địa chỉ mới	Nộp thẻ cùng lúc với 転入届; chậm nhất trong vòng 90 ngày kể từ ngày nộp 転入届
Trong vòng 14 ngày	Khai báo 国民健康保険	市区町村	Do 世帯主 khai; nếu trễ phải đóng bù phí bảo hiểm truy thu
Trong vòng 14 ngày	Thay đổi địa chỉ 国民年金 (chỉ người cần khai báo)	市区町村	Nếu マイナンバー đã liên kết thì về nguyên tắc không cần
Trong vòng 15 ngày kể từ ngày hôm sau của ngày dự kiến chuyển đi	Đơn xin 児童手当 (認定請求)	市区町村 của địa chỉ mới	Công chức nộp cho nơi làm việc

入管: 住居地届出 (trong vòng 14 ngày)

• Sau khi 中長期在留者 thay đổi 住居地, trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến 住居地 mới, phải xuất trình 在留カード tại quầy của 市区町村 nơi có 住居地 mới và khai báo 住居地 mới cho Cục trưởng 出入国在留管理庁 thông qua 市区町村 (Luật Quản lý xuất nhập cảnh Điều 19-9 khoản 1).
• Khi nộp 転入届 hoặc 転居届 theo 住民基本台帳法 kèm 在留カード thì được coi là đã hoàn tất 住居地届出, không cần nộp thêm 住居地届出書 (khoản 3 cùng điều).
• Nếu khi làm 転入・転居 không mang theo 在留カード thì phải làm 住居地届出 riêng (lấy 新宿区 làm ví dụ: trong vòng 14 ngày sau khi định cư).

Hậu quả của việc không khai báo: căn cứ thu hồi 90 ngày và hình phạt

• Sau khi rời khỏi 住居地 đã khai báo, nếu không khai báo 住居地 mới trong vòng 90 ngày kể từ ngày rời đi (trừ trường hợp có lý do chính đáng), Bộ trưởng Tư pháp có thể thu hồi 在留資格; khai báo 住居地 sai sự thật cũng là căn cứ thu hồi (Luật Quản lý xuất nhập cảnh Điều 22-4 khoản 1 mục 9 và mục 10).
• "90 ngày" ở đây là tiêu chuẩn của căn cứ thu hồi, không phải thời hạn khai báo; thời hạn khai báo vẫn là 14 ngày. Câu chữ của luật là "có thể thu hồi", không phải tự động thu hồi.
• Khi bị thu hồi vì lý do nêu trên, sẽ được chỉ định thời gian cần thiết để xuất cảnh tối đa 30 ngày, và phải xuất cảnh trong thời gian đó.
• Hình phạt: không khai báo 住居地 mới thì bị phạt tiền tối đa 200.000 yên; khai báo sai sự thật về 住居地 thì bị phạt tù tối đa 1 năm hoặc phạt tiền tối đa 200.000 yên (Luật Quản lý xuất nhập cảnh Điều 71-5 và Điều 71-2).
• Theo 住民基本台帳法, không nộp 転入・転居・転出届 mà không có lý do chính đáng, hoặc khai báo sai sự thật, thì bị phạt hành chính (過料) tối đa 50.000 yên (Điều 52).

Đăng ký cư trú: 転出届・転入届・転居届

• 転出届: người chuyển sang 市区町村 khác phải khai báo "trước" họ tên, nơi chuyển đi và ngày dự kiến chuyển đi (住民基本台帳法 Điều 24). Luật không quy định "14 ngày trước"; quầy 新宿区 tiếp nhận từ 14 ngày trước khi chuyển nhà (hoặc trong vòng 14 ngày sau khi chuyển nhà), và cư dân nước ngoài phải mang theo 在留カード.
• 転入届: người chuyển đến 市区町村 khác phải khai báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến (Điều 22). 新宿区 giải thích rằng không thể làm trước khi chuyển nhà (trước khi bắt đầu sinh sống), và phải mang theo 転出証明書 do địa chỉ cũ cấp và 在留カード; nếu có マイナンバーカード, hãy mang thẻ của toàn bộ thành viên cùng 世帯.
• 転居届: người chuyển nhà trong cùng một 市区町村 phải khai báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển (Điều 23), cũng không thể làm trước.
• 転出届 trực tuyến: từ ngày 6/2/2023, tất cả 市区町村 trên toàn quốc đều có thể nộp 転出届 trực tuyến qua マイナポータル và gửi lịch hẹn đến quầy của 市区町村 dự định chuyển đến. Cần マイナンバーカード có chứng thư điện tử còn hiệu lực; 転入届 vẫn phải đích thân đến quầy của địa chỉ mới để làm. Lấy 新宿区 làm ví dụ, có thể đăng ký từ 30 ngày trước ngày dự kiến chuyển nhà, và nếu đã chuyển rồi thì trong vòng 10 ngày sau ngày chuyển nhà; không dùng được cho trường hợp chuyển ra nước ngoài.

マイナンバーカード: nộp cùng lúc khi 転入

• Người có thẻ khi nộp 転入届 phải đồng thời nộp マイナンバーカード cho 市区町村, để thay đổi các nội dung ghi trên mặt thẻ (thủ tục tiếp tục sử dụng) (番号利用法 Điều 17 khoản 6). Trường hợp 転居 trong cùng một 市区町村 cũng phải nộp thẻ trong vòng 14 ngày kể từ ngày thay đổi (khoản 8 cùng điều).
• Khi đã nộp 転出届 bằng マイナンバーカード, 転入届 lần đầu không cần 転出証明書 (đặc lệ 転入届); tuy nhiên, nếu nộp 転入届 sau khi đã quá 14 ngày kể từ ngày chuyển đến hoặc quá 30 ngày kể từ ngày dự kiến chuyển đi (tùy ngày nào đến trước), hoặc khi 転入 không nộp thẻ, thì đặc lệ này không được áp dụng.
• Các trường hợp thẻ mất hiệu lực: sau khi nộp 転出届, đã quá 30 ngày kể từ ngày dự kiến chuyển đi hoặc quá 14 ngày kể từ ngày chuyển đến mà vẫn chưa nộp 転入届 lần đầu; hoặc trong vòng 90 ngày sau khi nộp 転入届 chưa nộp thẻ tại địa chỉ mới (thủ tục tiếp tục sử dụng) (番号利用法施行令 Điều 14).
• Lấy 文京区 làm ví dụ, khi làm thủ tục tiếp tục sử dụng cần 住民基本台帳用暗証番号 (4 chữ số). 新宿区 giải thích rằng sau khi quá thời hạn khai báo thì thẻ không thể tiếp tục sử dụng.

国民健康保険 và 国民年金

• 国民健康保険: 世帯主 khai trong vòng 14 ngày (国民健康保険法施行規則).
  • Chuyển sang tỉnh khác: nộp 資格喪失届 cho 市区町村 của địa chỉ cũ và 資格取得届 cho 市区町村 của địa chỉ mới.
  • Chuyển sang 市区町村 khác trong cùng tỉnh: khai báo thay đổi địa chỉ riêng cho 市区町村 của địa chỉ cũ và của địa chỉ mới.
  • Lấy 新宿区 làm ví dụ, nếu trễ phải đóng bù phí bảo hiểm truy thu đến tháng phát sinh tư cách. Việc khai báo 国民健康保険 hãy xác nhận cùng lúc tại quầy khi làm 転出・転入.
• 国民年金: nếu マイナンバー đã được liên kết với 基礎年金番号 thì về nguyên tắc không cần khai báo thay đổi địa chỉ. Người chưa liên kết, người nước ngoài lưu trú ngắn hạn v.v. phải khai báo: 第1号被保険者 nộp đơn thay đổi cho 市区町村 (trong vòng 14 ngày kể từ ngày sự việc xảy ra), người tham gia 厚生年金 khai báo với công ty, 第3号被保険者 nộp qua công ty của vợ/chồng.

児童手当: nộp đơn cho địa chỉ mới trong vòng 15 ngày

• Người đang nhận 児童手当 khi chuyển sang 市区町村 khác phải nộp đơn cho 市区町村 của địa chỉ mới trong vòng 15 ngày kể từ ngày hôm sau của ngày chuyển đi (ngày dự kiến chuyển đi) thì mới tiếp tục được nhận.
• Về nguyên tắc, tiền được chi trả từ tháng sau tháng nộp đơn; nếu nộp đơn sau 15 ngày thì về nguyên tắc không thể nhận phần trợ cấp của những tháng bị chậm.
• 児童手当 của công chức do nơi làm việc chi trả, nên phải nộp đơn cho nơi làm việc.

Hiểu lầm thường gặp

• "Chuyển nhà xong khai báo trong vòng 90 ngày là được": thời hạn khai báo là 14 ngày; 90 ngày là tiêu chuẩn của căn cứ thu hồi 在留資格.
• "Nộp 転入届 xong còn phải đến cơ quan xuất nhập cảnh riêng": mang theo 在留カード làm 転入・転居届 thì được coi là đã hoàn tất 住居地届出.
• "マイナンバーカード có hiệu lực trong 90 ngày kể từ ngày dự kiến chuyển đi": 転入届 phải được nộp trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến và trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự kiến chuyển đi; 90 ngày là thời hạn làm thủ tục tiếp tục sử dụng sau khi nộp 転入届.
• "Chuyển nhà trong cùng một 市区町村 thì không cần làm thủ tục": 転居届 cũng phải nộp trong vòng 14 ngày, và cũng được coi là 住居地届出.